Office App Award Winner
iWRITER ACADEMY

Mappings

Mappings kunnen gebruikt worden om een standaardwaarde in te stellen voor een vraagveld en ook om een waarde op te slaan als documenteigenschap (metadata).

Een standaardwaarde instellen
Om een standaardwaarde voor een vraagveld in te stellen, open de eigenschappen van het vraagveld (in het voorbeeld het vraagveld 'Onderwerp').
Op het tabblad Mappings klik   Nieuw in de groep Bronnen:

mappings bronnen
Het scherm Mapping wordt getoond:

mapping
In het veld Naam typ een omschrijving, bijvoorbeeld 'Standaardonderwerp'.
In het veld Type selecteer Standaardwaarde.
In het veld Waarde vul de tekst in die je als standaardwaarde wilt weergeven, bijvoorbeeld 'Uitnodiging'.

Klik op Opslaan om je mapping te bewaren.

Je mapping is nu toegevoegd aan de groep Bronnen:

standaardwaarde
Klik Bewerken   als je je mapping wilt aanpassen of Verwijderen   als je hem wilt verwijderen.

Het resultaat ziet er in de wizard zo uit:

standaardwaarde wizard
Standaard worden wanneer je een document bewerkt (de wizard opnieuw opent) de bronwaarden van gebruiksprofiel velden, documenteigenschappen en SharePoint niet bijgewerkt wanneer je bv. de auteur of eenheid verandert in de eigenschappen. Als je wilt dat deze velden automatisch bijgewerkt worden, activeer dan de optie Haal toegewezen waarden opnieuw op bij bewerken .

Een ingebouwde documenteigenschap instellen
Om een ingebouwde documenteigenschap in te stellen, open de eigenschappen van het vraagveld.
Op het tabblad Mappings klik   Nieuw in de groep Bronnen. Het scherm Mapping wordt getoond:

scherm mapping
In het veld Naam typ een omschrijving, bijvoorbeeld 'Bedrijf'.
In het veld Type selecteer Ingebouwde documenteigenschap.
In het veld Waarde selecteer de documenteigenschap die je wilt weergeven in de wizard, bijvoorbeeld 'company'.
Deze documenteigenschappen zijn beschikbaar:
  • Application name: Toont de naam van de applicatie bv. 'Microsoft Office Word'.
  • Author: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Auteur'.
  • Bestandsnaam: Toont de naam van het document (zonder extensie).
  • Bestandslocatie: Toont de locatie van het document.
  • Category: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Categorie'.
  • Comments: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Opmerkingen'.
  • Company: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Bedrijf'.
  • Format: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Presentatie-indeling'.
  • Keywords: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Trefwoorden'.
  • Last author: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Laatst opgeslagen door'.
  • Manager: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Manager'.
  • Revision number: Toont het revisienummer.
  • Security: Toont de beveiliging van het document.
  • Subject: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Onderwerp'.
  • Template: Toont de naam van de sjabloon (met extensie).
  • Title: Toont de waarde van de documenteigenschap 'Titel'.
 
Als je sjabloon aangepaste documenteigenschappen bevat dan is deze optie ook beschikbaar in het veld Type.
Als je deze optie selecteert dan zal het veld Waarde de beschikbare aangepaste documenteigenschappen tonen.

Klik op Opslaan om je mapping te bewaren zodat deze wordt toegevoegd aan de groep Bestemmingen.


Waarde opslaan als metadata
Als je een waarde als documenteigenschap (metadata) wilt opslaan klik dan op   Nieuw in de groep Bestemmingen op het tabblad Mappings:

mapping bestemmingen
Het scherm Mapping wordt getoond:

metadata
In het veld Naam vul een naam in voor je mapping.
In het veld Type selecteer Ingebouwde documenteigenschap .
In het veld Waarde zijn deze documenteigenschappen beschikbaar:
  • Author: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Auteur'.
    Opmerking: als je het veld 'Author' niet als mapping gebruikt, dan toont het veld 'Auteur' in Word standaard de naam van de ingelogde gebruiker.
  • Category: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Categorie'.
  • Comments: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Opmerkingen'.
  • Company: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Bedrijf'.
  • Format: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Presentatie-indeling' op het tabblad Statistieken.
  • Keywords: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Trefwoorden'.
  • Last author: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Laatst opgeslagen door'.
  • Manager: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Manager'.
  • Subject: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Onderwerp'.
  • Title: Slaat de waarde op in het documenteigenschapveld 'Titel'.
 
Als je sjabloon aangepaste documenteigenschappen bevat dan is deze optie ook beschikbaar in het veld Type.
Als je deze optie selecteert dan zal het veld Waarde de beschikbare aangepaste documenteigenschappen tonen.

Klik op Opslaan om je mapping te bewaren.

Je mapping is nu toegevoegd aan de groep Bestemmingen:

documenteigenschappen
Klik Bewerken   als je je mapping wilt aanpassen of Verwijderen   als je hem wilt verwijderen.

Standaard worden wanneer je een document bewerkt (de wizard opnieuw opent) de bestemmingswaarden van documenteigenschappen automatisch bijgewerkt. Als je niet wilt dat deze velden automatisch worden bijgewerkt, schakel dan de optie Update toegewezen waarden bij bewerken uit.

Klik op   Nieuw in de groep Bestemmingen als je meer mappings aan je vraagveld wilt toevoegen. Je kunt dit doen als je de(zelfde) waarde naar meer dan één documenteigenschap wilt wegschrijven.

Als een gebruiker een document heeft gemaakt en opgeslagen, dan wordt de waarde in het corresponderende veld weergegeven op het tabblad Samenvatting in het Eigenschappen-scherm van Word:

eigenschappen samenvatting