Office App Award Winner

4 Tips voor werken met Office Templates

Casper van der Schaft -

Een van de minst gebruikte, of verkeerd toegepaste functie van Microsoft Office is misschien wel de ‘templates’ functie. Echter, wanneer je deze juist toepast kunnen Office templates de gebruiker juist een flinke boost in productiviteit en werkervaring geven. De volgende tips kunnen jouw organisatie helpen bij het gebruiken en toepassen van deze Office templates.

1.     Creëer een ‘fit’ tussen standaardisatie en personalisatie

Er zijn meerdere manieren voor het creëren van templates. De meeste mensen hebben de voorkeur om te beginnen vanuit een blanco document om deze vervolgens uit te bouwen tot de gewenste indeling. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van tijdelijke tekstaanduiding (placeholder text) en stijlkenmerken (lettertype, logo’s, kleuren). Het doel van een template is het helpen van de eindgebruiker met een basis om tijd te besparen bij van het opstellen van documenten, e-mails en presentaties. Een belangrijke afweging hierbij is de mate van standaardisatie en personalisatie. Documenten kunnen bijvoorbeeld afhankelijk van de afdeling of soort communicatie vragen om andere uiterlijke kenmerken of een andere indeling van inhoud. Een goede verdeling tussen standaardisatie en personalisatie zorgt er dan voor dat gebruikers niet onnodig aanpassingen in het standaard template gaan maken met stijlfouten en een gebrek aan uniformiteit tot gevolg.

2.     Maak Templates intuïtief om te gebruiken

Het is vanzelfsprekend dat het level van frustratie snel kan stijgen bij werknemers wanneer de templates te complex zijn en er te veel mogelijkheden en stijlelementen aanwezig zijn in een template. Het simplistisch houden en bij de hand nemen van de gebruiker voorkomt dan ook dat werknemers hun eigen weg gaan zoeken en eigen templates gaan creëren of fundamenteel aanpassen. Kortom, hoe intuïtiever het template is, des te groter de kans dat zij zich aan de regels van jouw ‘branding’ zullen houden. Daarom is het van belang dat vooraf duidelijk een beeld geschetst wordt van de mate van vrijheid van aanpassingsmogelijkheden voor templates.

3.     Maak de Office Templates toegankelijk

Naast gebruiksvriendelijkheid is de toegankelijkheid van templates ook een belangrijke factor voor een succesvolle toepassing. Zorg ervoor dat alle relevante templates, voor zowel Outlook, PowerPoint, Excel en Word, beschikbaar zijn voor medewerkers vanuit alle locaties en afdelingen. Een goede oplossing hiervoor is het gebruik van een Cloud service. Door Office templates of sjablonen in de Cloud te bewaren in combinatie met goede Document Management Software (DMS) kunnen medewerkers eenvoudig en snel alle templates opvragen en kunnen wijzigingen direct organisatiebreed doorgevoerd worden. Zo zijn alle templates altijd up-to-date en voorzien van de juiste elementen!

4.     Maak gebruik van Template management software

Als klein bedrijf kan het nog wel eens ontbreken aan de nodige expertise voor het creëren van goed doordachte templates, maar ook voor grote organisaties blijkt dit nog vaak een grote uitdaging. Om dit te vereenvoudigen en de eerder genoemde tips toe te passen kun je documentcreatie software (ook wel template software) gebruiken. Template software zoals iWRITER biedt de gebruiker de mogelijkheid om met eenvoudige bouwstenen en slimme invulvelden snel en foutloos documenten en templates te creëren. Daarnaast zorgt de iWRITER tool ervoor dat het document automatisch wordt opgemaakt in de juiste huisstijl van jouw organisatie. Doordat de software volledig geïntegreerd is in Office 365, is deze eenvoudig in gebruik en altijd en overal beschikbaar. Om alle voordelen van de template software te ervaren kun je zelf de demo van iWRITER uitproberen.

4 Tips voor werken met Office Templates