Office App Award Winner

Automatische handtekening in Outlook

Rens van den Elsen -

Met Outlook is het mogelijk om al je e-mailberichten automatisch af te sluiten met een handtekening. De basis daarvan is erg simpel; je kiest een vriendelijke groet en voegt je eigen naam eraan toe. Handtekeningen van zakelijke e-mails zijn uitgebreider en bevatten vaak het logo en de adresgegevens van een organisatie. Dit geeft e-mails direct een professionelere uitstraling.

Persoonlijke handtekening

Maar hoe stel je dan zo’n e-mailhandtekening in? Hieronder laten we je zien hoe je een handtekening onderdeel maakt van je correspondentie.

Stap 1: Start Outlook;
Stap 2: Klik op ‘Bestand ‘ in de linkerbovenhoek;
Stap 3: Klik in het onderdeel ‘Opties’ voor ‘E-mail’;
Stap 4: Klik op ‘Handtekeningen’.

Je hebt vervolgens de mogelijkheid om verschillende handtekeningen aan te maken. Indien gewenst kun je ervoor kiezen om een andere handtekening te gebruiken bij nieuwe e-mails, of bij het doorsturen van berichten. Ook kun je extra handtekeningen aanmaken voor speciale situaties of bepaalde momenten, die je bij het schrijven van een e-mail gemakkelijk kunt vinden onder “invoegen > handtekening” 

Het is aan te raden om belangrijke, maar ook relevante informatie in je e-mailhandtekening te zetten. Denk aan een telefoonnummer, adres, of misschien zelfs een skypenaam waarop je te bereiken bent. Een goede handtekening is niet te lang, maar zorgt er wel voor dat iemand je direct kan bereiken als hij of zij vragen heeft.

Zakelijke e-mailhandtekening

Bij zakelijke handtekeningen speelt professionaliteit en uniformiteit een grote rol. Bij een zakelijke handtekening is het namelijk belangrijk dat alle berichten dezelfde, professionele uitstraling hebben. Dit kun je borgen door handtekeningen centraal te beheren. Doe je dat niet, dan heeft de ene medewerker een spelfout staan in het websiteadres, een andere medewerker gebruikt nog oude adresgegevens in de handtekening, en een derde gebruikt (te) lage kwaliteit logo’s waardoor de e-mails niet professioneel over komen.

Om dit soort situaties te voorkomen kun je gebruik maken van een tool als iWRITER 365. iWRITER biedt je de mogelijkheid om Outlook e-mailhandtekeningen centraal te beheren zodat alle handtekeningen voldoen aan de huisstijl en wijzigingen direct door de hele organisatie doorgevoerd worden.

Meer weten?

Lees meer over handtekeningen in Outlook of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo!

Automatische handtekening in Outlook