Office App Award Winner

Automatisering van documentmanagement: het grote ‘waarom’

Manon Wijnhoven -

De tijden van de geduldige klant, partner, burger, ouder of cliënt liggen al ver achter ons. Apps schieten als paddestoelen uit de grond, processen die voorheen door mensenhanden werden verricht zijn nu systeemgedreven en ook zaakgericht werken doet op steeds meer plekken haar intrede. De doelgroep is verwend geraakt en wacht niet langer rustig af tot de brief op de mat valt.

Jouw doelgroep wil altijd voorzien worden van de juiste informatie, op het juiste moment. En er gaat veel tijd zitten in het beantwoorden van die behoefte. Ga maar eens voor jezelf na welke stappen je allemaal moet doorlopen voor het overbrengen van één en dezelfde boodschap. Er moet een template ontwikkeld of toegepast worden, gegevens worden opgezocht, toegepast en vervolgens wordt het document gegenereerd, gecontroleerd en verstuurd. Done! Of toch niet … Dan volgt er vaak een telefoontje of ontvang je een document retour, welke je weer mag verwerken en archiveren.

Gezien de tijd die je eraan besteed, zou je bijna zeggen dat documentmanagement jouw corebusiness is. Vervelend, want deze taak brengt geen brood op de plank. Gelukkig is er een softwaretool die waste tot een minimum beperkt en de efficiency op de werkvloer verhoogt. Maak kennis met iWRITER.

Gecentraliseerde data

Draaien de copy en paste knoppen op jouw keyboard overuren? Vanaf nu niet meer. Jouw iWRITER-document wordt namelijk automatisch voorzien van de meest recente gegevens uit bijvoorbeeld Microsoft Office 365 Personen, Microsoft Sharepoint of andere centrale databronnen. Doordat alle data aan te roepen is vanuit één plaats is het eenvoudig om cases te verwerken.

Bovendien kan informatie gemakkelijk worden gedeeld met betrokkenen. Maar betekent dit dan dat iedereen toegang heeft tot alle gegevens van mijn organisatie? Nee. Als gegevens opgevraagd worden via iWRITER 365, worden deze opgevraagd namens het account van de gebruiker. De gebruiker logt dan in via zijn/haar eigen Microsoft Azure AD tenant. iWRITER 365 gebruikt dus geen generiek service-account om alle gegevens op te vragen.

Centrale opslag

Heb je vandaag nog naar een document gezocht dat je niet direct kon vinden? Ongetwijfeld. Onderzoek van Morey en Veronese (2015) laat immers zien dat werknemers gemiddeld ongeveer 2 uur per dag bezig zijn met het zoeken en verzamelen van informatie. Opgeteld is dat meer dan één werkdag per week waarop we bezig zijn met niet bezig zijn. Of anders geformuleerd: op 5 werknemers is 1 persoon full-time bezig met werkzaamheden die niets opleveren. Digitalisering betekent dus niet automatisch dat je maximale efficiëntie haalt uit je archiefkast.

iWRITER heeft het gezochte document al binnen enkele seconden ontmaskerd. Dankzij diverse koppelingen met verschillende documentmanagementsystemen worden documenten centraal opgeslagen. Daarnaast maakt iWRITER het mogelijk metadata toe te voegen aan documenten, zodat het document gemakkelijker teruggevonden kan worden. Metadata is beschrijvende informatie die inhoudelijk iets over het document zegt. Nog meer handelingen, horen we je denken. Nee hoor. Door vraagvelden te koppelen aan metadata kan dit proces zoveel mogelijk geautomatiseerd worden.

De centrale sjabloonopslag maakt het vinden van je document niet alleen makkelijk, maar bevordert ook het samenwerken met collega’s. Ook als die collega net een dagje thuis aan het werk is. Doordat iWRITER-documenten in de cloud opgeslagen worden, zijn deze altijd toegankelijk en kunnen ze door meerdere personen tegelijkertijd bewerkt worden.

Helder gedefinieerde workflows

Door iWRITER te gebruiken, kunnen document workflows hierop aangepast worden. Zo kunnen offerteprocedures onder andere nog efficiënter ingericht worden of klachtafhandelingen sneller tot een goed einde worden gebracht. Dit heeft meer optimale documentstromen tot gevolg.

En het gaat nog verder. Als je documentstromen automatiseert, kunnen taken namelijk ook geautomatiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het delen van documenten met de juiste medewerker(s) voor verdere afwerking of een laatste check. Moet een binnenkomende factuur geaccordeerd worden maar is de verantwoordelijke persoon niet op locatie? Dan is dit met iWRITER toch zo geregeld. Handig!

Slechts één systeem nodig

iWRITER bevat de ‘whole package’. Je beheert je complete documentflow namelijk in slechts één systeem. Gebruik je daarentegen verschillende systemen voor het verwerken van data dan zit je vast aan meerdere licenties en ondersteuningsovereenkomsten. Dat werkt omslachtig, omdat data, documenten en taken versnipperd raken over verschillende tools en steeds weer overgeheveld moeten worden. En dan hebben we het nog niet over de kosten gehad.

Geen talloze variaties

Een sterke, consistente corporate identity is enorm bepalend voor het imago van jouw bedrijf. Jouw huisstijlhandboek zie je daarom als ‘heilig’. Maar helaas merk je dat collega’s niet altijd even vroom zijn als het gaat om het naleven van het document. Zo ontstaat een wildgroei aan documenten met steeds een andere uitstraling. Behoorlijk verwarrend voor je collega’s. Want welke opzet moet nou gehanteerd worden? Maar bovenal verwarrend voor je relatie.

Binnen iWRITER ontwerp je sjablonen die je keer op keer kunt toepassen. Een gebruiksvriendelijke wizard helpt jou voor ieder soort document een template ontwikkelen die nog jaren meekan.
Het werken vanuit de cloud voorkomt het ontstaan van diverse bestandsversies. De laatste versie van het document wordt bijgehouden, wat fouten voorkomt. Het is dus gedaan met bestandsnaamextensies als ‘definitief’, ‘echt definitief’ en ‘ditmaal echt definitief’.

Tijdsefficiënt

Waar papieren afhandeling nog veel tijd kostte, bespaar je met iWRITER een hoop bezoekjes aan de printer en scanner. Offertes en facturen worden eenvoudig geaccordeerd door middel van een digitale handtekening.

Maar ook je huidige online workflow gaat sterk vooruit door het gebruik van een documentmanagementsysteem als iWRITER. De zoektocht naar documenten neemt drastisch af door het voorkomen van verschillende variaties en de mogelijkheid om metadata te koppelen aan jouw bestand. Hergebruik kent iWRITER niet, wat betekent dat je niet meer bezig hoeft te zijn met het herstellen van fouten. Ten slotte stel je een document heel eenvoudig op door te werken met sjablonen en vraag- en invoervelden om gegevens en standaardteksten in te laden.

Het inzetten van het geautomatiseerd documentmanagementsysteem zorgt dus voor een hoge efficiëntie en een minimale foutmarge. En dat bespaart!

Vraag een gratis demonstratie aan

Ervaar nu zelf het gemak van foutloos en efficiënt documenten opstellen. Ben jij benieuwd hoe iWRITER jouw werkprocessen kan verbeteren? Vraag hier een gratis demonstratie aan bij jou op kantoor. En dat natuurlijk geheel vrijblijvend.

Automatisering van documentmanagement: het grote ‘waarom’