Office App Award Winner

Centraal sjabloonbeheer – Nooit meer talloze variaties

Esther van Wijngaarden -

Medewerkers moeten tegenwoordig steeds meer verspreid over locaties hun werk uitvoeren. Niet alleen is er sprake van fysieke scheiding, maar mensen zijn ook gescheiden door projecten en afdelingen. Het gevolg hiervan is dat mensen hetzelfde werk gaan herhalen en steeds vaker op zoek zijn naar dezelfde informatie. Dit herken ik ook bij het beheren van sjablonen in Word. In het onderwijs is verspreiding van werk meer regel dan uitzondering. In het basisonderwijs zijn scholen ondergebracht in een stichting, middelbare scholen hebben vaak verschillende vestigingen en het hoger en universitair onderwijs zijn onderverdeeld in verschillende faculteiten.

Verspreid sjabloonbeheer

De digitale communicatie moet in een zo uniform mogelijke huisstijl worden uitgevoerd, terwijl de uitvoering zelf decentraal plaats vindt. Iedere locatie of vestiging gebruikt haar eigen standaarddocumenten. Met als gevolg dat er een wildgroei aan diverse documenten en sjablonen ontstaat. Van één sjabloon komen talloze variaties in omloop. Maar welke van deze is nu de enige juiste versie?

Het grote probleem van verspreid sjabloonbeheer is dat er variaties ontstaan die verouderde informatie bevatten. Denk aan een uitnodiging voor een open dag waarin een datum staat die al lang geweest is. Dat geeft niet de professionaliteit die je als onderwijsinstelling wilt uitstralen. De problemen worden groter als de documenten verouderde contractvoorwaarden of prijsafspraken bevatten, of als zelfs eigen voorwaarden en afspraken worden gehanteerd!

Organisatorisch centraal sjabloonbeheer

De oplossing lijkt te liggen in het centraal beleggen van het sjabloonbeheer. Een selecte groep mensen is dan verantwoordelijk voor het beheer van alle Word sjablonen van de gehele onderwijsinstelling. Maar helaas is dit niet voldoende, want je moet er nog steeds voor zorgen dat de meest actuele versie van de sjablonen op de juiste plekken terecht komt. Dat kost niet alleen erg veel tijd, maar het risico dat verschillende varianten van de sjablonen in omloop zijn, is nog steeds aanwezig.

Centraal sjabloonbeheer en de ‘cloud’

De oplossing is dus om de sjablonen op één centrale plaats op te slaan. Uiteraard moet deze centrale plek altijd voor iedereen vanuit de verschillende locaties bereikbaar zijn. Waarom zou je de sjablonen niet meteen in de ‘cloud’ zetten? Dan heb je een centrale sjabloonopslag nodig waar iedereen altijd bij kan, ook vanuit huis. Het enige dat je hiervoor nodig hebt is een internetverbinding. De voordelen van centraal sjabloonbeheer in de ‘cloud’ zijn:
• Een wijziging in een sjabloon wordt altijd in de juiste versie gedaan (er is immers maar één versie van het sjabloon);
• De gewijzigde sjabloon is direct beschikbaar;
• Iedereen beschikt altijd – en dankzij de ‘cloud ook overal – over de juiste informatie en;
• Hoeft daar nooit meer naar te zoeken!

Sjablonen onderverdelen zonder talloze variaties

Niet iedereen gebruikt altijd hetzelfde soort sjablonen. Bepaalde sjablonen worden door iedereen binnen de onderwijsinstelling gebruikt, andere sjablonen zijn alleen maar relevant voor een vestiging, faculteit, afdeling, team of project. Het is dan van belang dat je binnen de centrale opslag in de ‘cloud’ de sjablonen kunt onderverdelen naar deze ‘eenheden’. Zo blijft er van ieder sjabloon één versie in omloop en worden mensen niet overladen met sjablonen die ze niet zullen gebruiken.

Conclusie

Het verspreid werken over schoollocaties, vestigingen of faculteiten hoeft voor het maken van uniforme en professionele documenten geen belemmering te zijn. Voorwaarde is dat je beschikt over centraal sjabloonbeheer in de ‘cloud’. Iedereen beschikt dan altijd over de meest actuele sjabloonversie, hoeft er niet naar te zoeken en kan zo snel en foutloos documenten opstellen. Nooit meer talloze variaties in Word sjablonen!

Centraal sjabloonbeheer – Nooit meer talloze variaties