Office App Award Winner

De iWRITER 7 zekerheden voor de overheid

Manon Wijnhoven -

De digitale stapel documenten is torenhoog bij gemeenten, waterschappen, woningcorporaties en andere overheden. Een foutje is dan ook zo gemaakt. Was het ongedaan maken maar even gemakkelijk. Wanneer je te maken hebt met eisen vanuit wet- en regelgeving en verwachtingen van burgers, is iedere fout er eigenlijk één teveel. Met de documentcreatiesoftware van iWRITER zorg je ervoor dat de juiste informatie eenvoudig en snel naar de burger gestuurd wordt vanuit een eenduidige huisstijl. Daarom vertrouwen inmiddels meer dan 150 overheden en semi-overheden op iWRITER voor hun huisstijlbewaking en documentcreatie.

Dit zijn niet alleen mooie woorden. We garanderen het je ook aan de hand van onze 7 zekerheden. Ontdekken hoe we foutreductie kunnen garanderen en hoe jij met iWRITER snel professionele documenten de (virtuele) deur uit kan doen? Scroll gauw verder.

 Tijdsbesparing en foutreductie door standaardisatie

Zaakgericht werken. Een term die bijna dagelijks door de kantoorgangen galmt. Jij weet hoe belangrijk de standaardisatie van processen en bijbehorende informatie is. Zo weet iedereen waar de juiste informatie gevonden en opgeslagen kan worden. Doet zich bijvoorbeeld een klacht voor? Dan wil je natuurlijk dat deze zo snel en goed mogelijk afgehandeld wordt.

iWRITER maakt standaardisatie op hoog niveau mogelijk. Via de tool werk je immers met vaste sjablonen voor iedere case. Het wiel steeds opnieuw uitvinden is zonde van je tijd. Daarom kan informatie die herhaaldelijk gebruikt wordt, zoals de bevestiging van een afspraak, standaard ingeladen worden. Ook variabele informatie is foutgevoelig. Door gegevens in te laden vanuit gekoppelde systemen worden documenten foutloos afgehandeld.

 Eenvoudig te gebruiken in Microsoft Office

We horen het je denken: wéér een nieuwe softwaretool. Want voordat je een nieuwe tool echt beheerst en er je voordeel uithaalt, ben je vaak een aantal dagen zoet. Wat het niet veel efficiënter maakt, is dat je regelmatig moet schakelen tussen je nieuwe en oude documentcreatie software. Daarom is iWRITER 365 integraal onderdeel van je vertrouwde Office-omgeving.

iWRITER is volledig compatibel met Microsoft Word, Outlook, PowerPoint, Sharepoint en Office 365. Ga je aan de slag met iWRITER voor Word of PowerPoint of SharePoint, dan zijn vanuit het lint alle organisatie-, locatie- en afdelingsspecifieke iWRITER-sjablonen direct te gebruiken en centraal te beheren. Zo heb je grip op alle informatie in jouw document of presentatie.

Werk je een dagje vanuit huis? Ook dan kun je jouw documenten eenvoudig bewerken en delen met collega’s. Met iWRITER voor Office 365 werk je immers vanuit de cloud.

 Complete dossiers die voldoen aan wet- en regelgeving

Bij overheidsinstellingen zijn specifieke eisen en wensen vanuit wet- en regelgeving sterk verweven met de dagelijkse werkzaamheden. Daarom biedt iWRITER extra functionaliteiten op het gebied van creatie en registratie van documenten en werkprocessen. Hierdoor wordt met de inzet van iWRITER voldaan aan de eisen en wensen die vanuit bijvoorbeeld een Gemeentelijk Documentair Structuurplan worden gesteld.

 Koppeling met zaaksysteem en DMS

Dankzij diverse koppelingen met Document Management en Zaaksystemen worden documenten geregistreerd en centraal opgeslagen. Hierdoor kunnen jouw collega’s documenten gemakkelijk terugvinden, delen en aanpassen.

iWRITER werkt onder andere hand in hand met JOIN, Corsa, GreenValley Zaaksysteem, PerfectView, Verseon, Mozard. Staat jouw vertrouwde systeem hier niet tussen? Geen zorgen, de lijst is nog veel langer. Vraag ons naar de bestaande integraties.

 StuF-Compliant

Deze term is je ongetwijfeld bekend. Niet vreemd dat zulke woorden bij iWRITER regelmatig voorbijkomen. Wij hebben onze software namelijk naadloos aangesloten op zaakgericht binnen overheidsinstellingen en werken dan ook volgens de KING-standaard.

StuF-DCR gaat uit van efficiëntie. En iWRITER zou iWRITER niet zijn als we ons systeem daar niet compleet op ingericht hadden. Met iWRITER is het via simpelweg één systeem mogelijk om document-koppelvlakken te vervangen en standaardiseren. Alle documenten zijn voorzien van de juiste gegevens en terug te vinden op de plek waar ze horen te staan

 Papierloze afhandeling door digitale handtekening

Het bestaan van de digitale handtekening is geen breaking news. Maar het accorderen via pdf is verre van ideaal. Eerst moet het document nog naar pdf-formaat geëxporteerd worden om de juiste handtekening te zoeken en het document vervolgens centraal op te slaan. Jij bent gebaat bij snelheid, omdat er dagelijks talloze documenten ondertekend en wel richting de burger gaan. Dan is het wel heel handig als de digitale handtekening direct beschikbaar is.

Met iWRITER onderteken en verstuur je documenten zeer eenvoudig. Voor iedere afzonderlijke medewerker kan immers een handtekening, paraaf of certificaat ingesteld worden. Dit doe je maar één keer, waarna je jouw unieke signatuur in ieder document opnieuw kunt selecteren en invoegen. Werk je met een touchscreen, dan kun je de handtekening zelfs direct op het scherm plaatsen en invoegen.

Lees hier alles over de voordelen van de digitale handtekening.

 Informatie alleen toegankelijk voor de juiste personen

Niet iedere informatie is voor iedereen even relevant. Sterker nog: omdat je met vertrouwelijke informatie werkt, kan het zomaar zo zijn dat bepaalde gegevens alleen door jou verwerkt mogen worden. Met iWRITER worden alleen gegevens beschikbaar gesteld aan collega’s wanneer die voor hem of haar relevant of bedoeld zijn.

Doordat de gebruiker via zijn of haar eigen Microsoft Azure AD tenant inlogt, kunnen gegevens op heel persoonlijk niveau toegankelijk worden gemaakt. Denk aan de toe te passen huisstijl, logo’s en gekoppelde gegevens zoals adressen en telefoonnummers. iWRITER 365 gebruikt dus geen generiek service-account om alle gegevens op te vragen.

Vraag een gratis demonstratie aan

Ervaar nu zelf het gemak van foutloos en efficiënt documenten opstellen. Ben jij benieuwd hoe iWRITER jouw werkprocessen kan verbeteren? Vraag hier een gratis demonstratie aan bij jou op kantoor. En dat natuurlijk geheel vrijblijvend.

De iWRITER 7 zekerheden voor de overheid