Office App Award Winner

Document management in de Cloud met SharePoint

Casper van der Schaft -

Werken met de Cloud is een toegankelijke, betrouwbare en veilige opstap naar een geautomatiseerd, efficiënt document management systeem (DMS). Een veelgebruikte en toegankelijke basis voor een Cloud-based document management system is SharePoint. Om je hiermee op weg te helpen leggen we in een aantal simpele stappen uit hoe je jouw eigen document management systeem op basis van metadata in SharePoint kunt opzetten.

Stap 1: Definieer de document types (categorieën)

De opstap naar het creëren van een SharePoint DMS is bedoeld om je documenten beter te structureren dan voorheen. Het dumpen van al je oude bestandsmappen naar SharePoint is dus geen goed idee. Het idee van een SharePoint DMS is het organiseren van documenten aan de hand van de autoriteit/permissies van de gebruikers. Voorbeelden van types voor het organiseren van financiële documenten zijn:

-Facturen
-Inkoop orders
-Ontvangst bewijzen

Wanneer documenten verschillende autoriteiten of permissie levels bevatten wil je deze nooit in éénzelfde type plaatsen.

Stap 2: Definieer de metadata

Het is zeer waarschijnlijk dat ieder type zijn eigen metadata (kenmerken) bevat. Deze metadata helpt de gebruiker onder andere om later documenten eenvoudig terug te vinden met behulp van de zoekfunctie.  Zo vermijdt je onvindbare documenten in oneindig lange sub folders. Voorbeelden van kenmerken aan de hand van eerdergenoemde types zijn:

Facturen
-Factuur nummer
-Klant
-Datum ontvangst
-Datum betaald

Inkoop orders
-Inkoop order nummer
-Verkoper
-Inkoop order datum

Ontvangstbewijzen
-Verkoper
-Ontvangstbewijs datum
-Beschrijving
-Medewerker

Zodra je de metadata hebt gedefinieerd kun je deze aanmaken door kolommen toe te voegen in SharePoint voor ieder type dat we eerder hebben gedefinieerd. Zo kun je bijvoorbeeld een kolom aanmaken met de naam ‘Verkoper’. Daarbij kies je voor ieder metadata kenmerk een type zoals een ‘vrije tekst veld’ of ‘keuzelijst’, zodat je een naam voor een verkoper kunt invullen. Indien je de kolom voor bijvoorbeeld ‘Factuurnummer’ aanmaakt kun je ‘nummer’ als informatietype kiezen. Voor een uitleg over hoe deze aangemaakt kunnen worden kun je terecht bij de Microsoft Office helpdesk.

Stap 3: Voeg site-inhoudstypen toe

In stap 1 hebben we al verschillende typen voor documenten gedefinieerd. Deze typen functioneren in principe als gezamenlijk kenmerk voor de metadata. Een site-inhoudstype noem je bijvoorbeeld ‘Facturen’. Vervolgens kun je bestaande kolommen zoals ‘Factuur nummer’ koppelen aan het inhoudstype ‘Factuur’.

Stap 4: Maak een nieuwe bibliotheek

Een bibliotheek is een locatie op een site waar je met je teamleden bestanden kunt uploaden, maken en bewerken. Om onze inhoudstypen te kunnen toepassen moeten we vervolgens eerst in ‘geavanceerde instellingen’ het beheren van inhoudstypes toestaan. Optioneel is het uitschakelen van de optie om nieuwe folders aan te laten maken door gebruikers om te voorkomen dat er een mix ontstaat van werken met metadata én folders.

Stap 5: Inhoudstypen toevoegen aan de bibliotheek

Nu de bibliotheek klaar is kunnen we de inhoudstypen toevoegen via de bibliotheek instellingen door te klikken op bestaande inhoudstypen toevoegen. Als het goed is verschijnen ook meteen de eerder aangemaakte kolommen in de kolommen sectie.

Stap 6: Metadata navigatie

Inmiddels zijn we bijna zover dat we een echt document management systeem in SharePoint hebben gecreëerd. Als laatste hebben we nog een filter nodig om onze documenten te kunnen vinden. Hiervoor moet metadata navigatie ingeschakeld worden in de ‘site instellingen’. Let wel: hiervoor dien je een administrator te zijn. Heb je dit gedaan, dan verschijnt bij bibliotheek instellingen de mogelijkheid om de metadata navigatie instellingen aan te passen, zodat je je eigen filters kunt kiezen.

Metadata koppelen aan je documenten

Je eigen document management systeem is nu klaar. Het is nu eenvoudig om documenten aan je bibliotheek toe te voegen en simpelweg op basis van de daaraan gekoppelde metadata weer terug te vinden. Met de slimme tool van iWRITER wordt dit nog gemakkelijker. Doordat SharePoint de metadata van iWRITER overerft, wordt met deze slimme documentcreatie tool de metadata toegevoegd terwijl jij je sjablonen en documenten creëert. Zo zijn al je documenten al geordend zodra je deze in je nieuwe DMS hebt geüpload!

Meer weten?

Vraag meer informatie aan via ons contactformulier of lees meer over iWRITER voor SharePoint.

Document management in de Cloud met SharePoint