Office App Award Winner

Document Output Management: waarom is dit belangrijk?

Manon Wijnhoven -

Klantgerichte communicatie vraagt in de meeste gevallen om maatwerk. Het groeiend aantal communicatiekanalen maakt het managen van document output complexer. Met de almaar intensiever en complexer wordende documentstromen binnen organisaties is het vandaag de dag dan ook noodzakelijk geworden om te investeren in document output management. Document output management biedt bovendien handvatten voor efficiënte en effectieve communicatie met klanten.

Wat is document output management?

Document output management is in essentie de vormgeving van alle processen van het creëren tot aan het distribueren van documenten in geprinte of digitale vorm. In grote lijnen bestaat document output management uit de volgende drie processen:
> Document creatie
> Document productie
> Document distributie

Document creatie en distributie spelen hierin een belangrijke rol voor de kwaliteit van de communicatie, aangezien de inhoud en het communicatiekanaal een grote invloed hebben op de eerste indruk die jouw organisatie achterlaat. Om deze aspecten zoveel mogelijk te automatiseren en tegelijkertijd te personaliseren biedt iWRITER een documentcreatie software tool die ervoor zorgt dat jouw document output management zo optimaal mogelijk ingericht wordt. Maar waarom is document output management zo belangrijk?

Het belang van document output management

Bedrijven hebben tegenwoordig te maken met grote en complexe documentstromen. Steeds meer bedrijven worden zich dan ook bewust van het belang van optimaal document output management. Als bedrijf heb je baat bij het automatiseren van communicatie over alle distributiekanalen om efficiency te verbeteren en kosten te besparen. Daarnaast moet de effectiviteit van de communicatie door professionaliteit, consistentie en een korte ‘time to market’ hierbij niet vergeten worden. Door de processen van je document output management te optimaliseren kun je als bedrijf klanten sneller bedienen met real-time en relevante informatie. Daarnaast zorgt een optimaal document output management systeem voor consistente, eenduidige en foutloze communicatie om de professionele uitstraling van jouw organisatie te borgen.

Oplossingen voor document output management

iWRITER ondersteunt bedrijven bij het vinden van de juiste weg naar het optimaliseren van document output processen. Het management systeem van iWRITER zorgt voor het efficiënter maken van documentcreatie en het verbeteren van de document output door:
> Het eenvoudig creëren van documenten met slimme bouwstenen;
> Het waarborgen van de opmaak en huisstijl;
> Het integreren van data uit jouw databases;
> Het standaardiseren én personaliseren van documenten aan de hand van sjablonen.

Daarnaast voorkomt iWRITER fouten in het document productie proces door de mogelijkheid om automatisch adres- en persoonsgegevens te importeren uit jouw huidige databases. Daarnaast is het mogelijk om documenten te printen, ondertekenen en/of certificaten toe te voegen.

Ben je benieuwd hoe deze tool jouw organisatie naar een hoger niveau tilt? Vraag een vrijblijvende demonstratie aan bij iWRITER!

Document Output Management: waarom is dit belangrijk?