Office App Award Winner

Documentcreatie bij overheden

Esther van Wijngaarden -

Burgers zien contact met de overheid vooral als bellen en contact aan de balie, of het ontvangen van een brief. Uit een recent onderzoek van BZK blijkt dat ruim de helft (53%) van de contacten tussen burgers en overheid digitaal is.

In deze blog lees je hoe je documenten in 3 stappen efficiënter kunt creëren:
1. Gebruik standaardteksten
2. Gebruik gegevensuitwisseling
3. Automatiseer waar mogelijk

Gebruik standaardteksten

Voor het opstellen van documenten wordt een tekstverwerker zoals Microsoft Word gebruikt. Als je dan een documentcreatietoepassing zoals iWRITER gebruikt, hoef je een document nooit vanaf ‘scratch’ te beginnen. Je kunt namelijk gebruik maken van standaardteksten en vraagvelden. Want hoewel documenten zoals vergunningen voor parkeren en verbouwingen en herinneringsbrieven om een paspoort of rijbewijs te verlengen persoonlijke informatie bevatten, bevatten ze ook veel standaardtekst. Die standaardtekst, opgemaakt in de stijl van jouw overheidsdienst en aangevuld met vraagvelden om de inhoud variabel te maken, staat in een sjabloon. En met die sjablonen maak je razendsnel documenten.

Gebruik gegevensuitwisseling

In veel gevallen kun je de documentcreatietoepassing koppelen met een zaaksysteem, document management systeem en andere toepassingen, zodat informatie daaruit één op één wordt overgenomen in het document. Je hoeft hierdoor minder handelingen te verrichten en dat zorgt ervoor dat je minder fouten maakt.

Automatiseer zoveel mogelijk

Een ander voordeel van een documentcreatietoepassing zoals iWRITER is dat je zelfs de inhoud van je documenten kunt automatiseren. Op basis van de invoer van de vraagvelden kun je andere gegevens automatisch vullen. Er zijn vele toepassingsmogelijkheden, zoals:
> Je gehele document kun je in een formele stijl (‘Geachte’, ‘Hoogachtend’, ‘u’) of juist een informele stijl samenstellen;
> Tot een bepaalde leeftijd schrijf je de ouders van een kind aan en jongvolwassenen schrijf je persoonlijk aan – de leeftijd van de burger is bepalend voor de aanschrijving;
> Als de burger binnen 6 weken moet reageren, dan kun je die datum exact berekenen door bij de ontvangstdatum 6 weken op te tellen.

Voordelen

Met bovenstaande stappen maak je efficiënter documenten en bespaar je veel tijd, omdat je niet zelf de tekst hoeft te bedenken en schrijven. Je maakt minder fouten, omdat gegevens uit andere toepassingen worden overgenomen en zelfs automatisch voor je worden berekend en ingevuld. Bovendien hoef je nauwelijks of geen correcties te maken op je documenten!

Wil je zelf ervaren hoe gemakkelijk je documenten creëert met iWRITER 365, ga dan naar de Microsoft Office Store of vraag een vrijblijvende demonstratie aan.

Documentcreatie bij overheden