Office App Award Winner

Documentcreatie en zaaksystemen

Wouter Reintjes -

Zaakgericht werken. Een actueel topic, zowel in de profit als in de non-profit sector. Binnen een organisatie draagt zaakgericht werken bij aan een hogere efficiency en gecontroleerde afhandeling van verzoeken, taken en procedures. Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie, met onder andere als doel uniforme kwaliteit. Een belangrijk onderdeel van Zaakgericht werken is het informeren van de klant of de burger. Deze moet op elk gewenst moment de status van zijn of haar aanvraag kunnen inzien. Deze statussen hangen samen met documenten die bij de zaak horen. Vaak bepaalt het maken van een document dat er een volgende fase van de zaak wordt ingegaan. Het is dan van groot belang dat deze documenten de juiste inhoud bevatten. Een documentcreatie-oplossing gekoppeld aan het zaaksysteem kan hiervoor zorgen.

Documentcreatieservices

Het opstellen van documenten en brieven kan heel wat werk in beslag nemen. De documenten moeten opgesteld worden in de juiste huisstijl, inclusief de juiste (adres- en contact)gegevens. Dit proces kan eenvoudiger en sneller worden gemaakt door de inzet van StUF-DCR: dé standaard voor documentcreatie. Met het doorvoeren van de Gemma Documentcreatieservices (StUF-DCR) en de Zaak-Documentservice is het via iWRITER mogelijk om met één oplossing alle document-koppelvlakken te vervangen en te standaardiseren. Documenten bevatten dan altijd relevante en correcte informatie en zijn tevens terug te vinden op de plek waar ze behoren. Zo heb je altijd de correspondentie naar de klant of burger op orde. Met efficiëntie, tijdbesparing, onafhankelijkheid en daardoor lagere kosten tot gevolg.

Het gemak van iWRITER zelf ervaren

Op donderdag 15 maart a.s. kunnen bezoekers van het evenement Zaaksystemen in Beeld LIVE de combinatie van een zaaksysteem en documentcreatie-software zelf ervaren. Naast leveranciers van zaaksystemen zijn er ook documentcreatie-leveranciers, waaronder iWRITER, aanwezig tijdens het event. Aan een ‘knoppentafel’ kunnen bezoekers zelf klikken en kijken hoe iWRITER werkt. Hoewel de nadruk vooral op de Zaaksystemen ligt, wordt ook de rol van documentcreatie-software als organisatiebrede oplossing steeds meer onderkend. Waar vroeger werd gevraagd of de documentcreatie-oplossing een koppeling kon maken met het zaaksysteem, wordt er nu van het zaaksysteem geëist dat ze een goede integratie met een documentcreatie-oplossing hebben.

Ook zelf ervaren? Vraag een vrijblijvende demo aan.

Documentcreatie en zaaksystemen