Office App Award Winner

Documentcreatie: fundering voor zaakgericht werken

Casper van der Schaft -

Zaakgericht werken is een grote rol gaan spelen binnen overheidsinstanties en andere document intensieve organisaties, met name in de dienstverlening. Veel instanties hebben lange doorlooptijden, berusten op inefficiënte bedrijfsvoering en zijn vastgeroest in document georiënteerd werken. Zaakgericht werken legt de nadruk op de zaak door een procesgeoriënteerde manier van werken.

‘De zaak’ in zaakgericht werken

Het begrip ‘zaak’ wordt door de meeste organisaties gedefinieerd als of vergelijkbaar met:

“een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.”

Dit is het tegengestelde van de traditionele veelvoorkomende werkwijze welke document georiënteerd is en daarmee geen samenhangend geheel vormt.
De zaak bestaat uit twee delen waarbij informatie non-stop in beiden richtingen stroomt. Het proces bevat een begin (aanvraag voor dienstverlening) en een einde (oplevering resultaat). In het proces wordt gebruik gemaakt van informatie uit documenten die gebundeld worden in een ‘zaakdossier’ om later weer te gebruiken tijdens de uitvoer van het proces. 

Waarom zaakgericht werken?

- Alle documenten behorende bij de zaak worden op één plek centraal (in de Cloud) opgeslagen, dit is het zaakdossier. Hierdoor zijn alle documenten digitaal overal toegankelijk én staan deze altijd in de context van ‘de zaak’.

- Statussen kunnen worden toegekend aan het zaakdossier om doorlooptijden te sturen en bewaken. Hiermee kunnen klanten op de hoogte gehouden worden van de voortgang van ‘de zaak’.

- Het zaakgericht werken kan geïmplementeerd worden binnen jouw organisatie zonder het aanpassen van de huidige processen. Het is simpelweg een ‘upgrade’ van de huidige situatie.

- Door de uniforme gestandaardiseerde manier van werken verbeter je het documentmanagement van jouw organisatie. Zo kan door naamgeving en het toekennen van metadata gemakkelijk ieder zaakdossier teruggevonden worden in de Cloud en kan een hier een klantdossier aangekoppeld worden voor terugkerende zaken.

Documentcreatie als basis

Het zaakgericht werken is gebaseerd op de eenvoudige uitwisseling van informatie tussen proces en zaakdossier. Zorg je ervoor dat je documenten op orde zijn, dan legt dit de fundering voor een effectief proces. Hiervoor is een systeem als SharePoint uitermate geschikt als digitale werkomgeving. Door het toevoegen van metadata kun je eenvoudig al je zaakdossiers en klantdossiers eenvoudig terugvinden en bewerken, waar je ook bent. Consistentie is hier ‘the key to succes’. Dit kan door gelijke naamgeving en metadata gebruik, maar dit kan ook in de documenten zelf door te werken met Word templates of sjablonen.

Documentcreatie software

Met het gebruik van slimme documentcreatie software is het mogelijk om snel documenten te creëren met dezelfde bouwstenen in de huisstijl van jouw organisatie. Een tool als iWRITER kan uitkomst bieden om zaakgericht te werken door de slimme invulvelden en de automatische toepassing van uiterlijke kenmerken als logo’s. Daarnaast kunnen gemakkelijk metadata (zoektermen) gekoppeld worden in je sjablonen en worden deze automatisch overgenomen door SharePoint.

Meer weten?

Wil je meer weten over de voordelen van documentcreatie software in combinatie met zaakgericht werken? Neem dan contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo op maat aan.

Documentcreatie: fundering voor zaakgericht werken