Office App Award Winner

Documentcreatie in 4 stappen

Manon Wijnhoven -

As easy as one, two, three. Nou, bijna dan. Want met iWRITER 365 creëer je jouw huisstijldocument al in 4 eenvoudige stappen, binnen jouw vertrouwde Office-omgeving (Word, PowerPoint en Outlook). Handig, omdat je niet hoeft over te schakelen naar een nieuw of ander programma.

Het werken met talloze gegevens en huisstijlregels is behoorlijk foutgevoelig. Dat uitzoek- en rekenwerk laat je voortaan over aan iWRITER 365. iWRITER bouwt op slimme wijze documenten op. Door koppelingen met bestaande toepassingen, standaardteksten en bouwstenen voor variable content heb jij grip op alle informatie in jouw uitgaande correspondentie. Een persoonlijke touch toevoegen en documenten goedkeuren? Ook dat is mogelijk, maar we houden je graag nog even in spanning.

Ervaar nu zelf hoe gemakkelijk documentcreatie met iWRITER 365 is!

Stap 1: Ontwerp

Je kent het wel. Ondanks de heldere specificaties in jouw huisstijlhandboek gaan te veel documenten die niet consistent zijn met jouw huisstijl de (virtuele) deur uit. Vervelend, want het imago van jouw organisatie is sterk afhankelijk van het uitdragen van jouw corporate identity. Met iWRITER 365 kom je weer goed voor de dag en bewaak je jouw huisstijl zonder slag of stoot. De Designer-module maakt het namelijk mogelijk om eenvoudig huisstijlsjablonen te ontwerpen en beheren.

Waarom het wiel steeds opnieuw uitvinden als het ook anders kan? Jouw sjabloon stel je namelijk eenvoudig samen met de gebruiksvriendelijke wizard. Zegt de code ‘MARGINWIDTH=’ jou of jouw verantwoordelijke collega niets? Geen zorgen. Met iWRITER heb je namelijk helemaal geen programmeerkennis nodig.

Alle ins en outs leren over iWRITER-sjablonen? Lees onze blog over sjabloonontwerp.

Stap 2: Creëer

Jouw template staat klaar voor gebruik, in volle glorie! Dan is het tijd om je document of presentatie te gaan opbouwen. Was je hier normaal flink wat tijd mee kwijt? Met iWRITER 365 is de klus al in 1,5 minuut geklaard. Net zoals dat geldt voor opmaak werk je vaak met dezelfde teksten. Door gebruik te maken van standaardteksten hoef je niet steeds dezelfde tekst opnieuw te typen.. Daarnaast zorgen vraag-en-antwoordvelden ervoor dat een document snel opgebouwd wordt en variabele gegevens ingeladen worden. Zo kun je bijvoorbeeld een standaard routebeschrijving in de footer inladen en persoonlijke gegevens implementeren in de body en aanhef. Op deze manier is het mogelijk om een gestandaardiseerde tekst net een persoonlijke twist te geven, die bij de klant de juiste snaar weet te raken.                

Omdat je teksten niet opnieuw hoeft te bedenken of gegevens moet kopiëren, maak je minder fouten. Gegevens worden namelijk ingeladen vanuit cloud-applicaties en databronnen en automatisch ingevuld. Jij leunt lekker achterover, iWRITER doet het werk.

Ontdek hoe overheden en het onderwijs al profiteerden van iWRITER.

Stap 3: Integreer

Je las het al: iWRITER 365 stelt op slimme wijze documenten op. Zodanig slim dat de context van de ingelogde gebruiker de toe te passen huisstijl, logo’s en gekoppelde gegevens zoals adressen en telefoonnummers bepaalt. Zo zul je jouw diapositieve logo nooit tegenkomen op een document waar deze in kleur getoond moet worden. Tevens zijn ze automatisch voorzien van de meest recente gegevens uit bijvoorbeeld Microsoft Office 365 Personen, Microsoft Sharepoint, of andere centrale databronnen. Door gegevens uit andere databases te integreren met jouw sjabloon, worden deze met slechts een paar klikken foutloos verwerkt.

iWRITER-documenten kunnen ook gegenereerd worden met externe applicaties. Voor je applicaties heb je dus nog maar één set sjablonen nodig. En dat is wel zo prettig!

Meer over deze sterke team-up van iWRITER en andere toepassingen lees je hier.

Stap 4: Controleer en genereer

Een factuur of offerte versturen is allesbehalve een vervelende taak. Tot je deze moet uitprinten om vervolgens te ondertekenen en weer in te scannen. Digitaal ondertekenen is natuurlijk niets nieuws. Maar dan is het wel heel handig wanneer je digitale handtekening direct beschikbaar is, onder dat je jouw bestand eerst moet exporteren naar pdf en daar je krabbel opzet.

Je raadt het al: iWRITER maakt het mogelijk om voor iedere afzonderlijke medewerker een handtekening, paraaf of certificaat in te stellen. Dit doe je maar één keer, waarna je jouw unieke signatuur in ieder document opnieuw kunt selecteren en invoegen.

Met de digitale handtekening van iWRITER haal je die ene deal sneller binnen en kun je documenten op authentieke wijze goedkeuren. Want om te zorgen dat alle handtekeningen, parafen en certificaten authentiek zijn, kan de gebruiker zelf één of meerdere parafen en handtekeningen aanmaken. Maak je gebruik van een touchscreen? Dan kun je de handtekening direct op het scherm plaatsen en invoegen.

Je kijkt op de klok. Er is pas 1,5 minuut gepasseerd. In deze korte tijd heb je een professioneel en foutloos document gecreëerd. Nog even omzetten naar een pdf- of docx-document en klaar is …? Helaas werkt onze website niet met automatische invulvelden, zoals iWRITER.

Lees alles over de voordelen van de digitale handtekening.

Vraag een gratis demonstratie aan

Ervaar nu zelf het gemak van foutloos en efficiënt documenten opstellen. Ben jij benieuwd hoe iWRITER jouw werkprocessen kan verbeteren? Vraag hier een gratis demonstratie aan bij jou op kantoor. En dat natuurlijk geheel vrijblijvend.

Documentcreatie in 4 stappen