Office App Award Winner

E-mailen was nog nooit zo eenvoudig met e-mail sjablonen in Outlook

Esther van Wijngaarden -

Wist je dat je met een uitbreiding op iWRITER 365 net zo snel en gemakkelijk e-mails kunt opstellen als documenten in Word? In deze blog leg ik je uit hoe je dat doet.

Bouwstenen in Outlook

Maak je regelmatig e-mails met soortgelijke inhoud, zoals opdracht- of afspraakbevestigingen, dan wil je daarvoor een template gebruiken. Met iWRITER 365 voor Outlook kun je bouwstenen die je in iWRITER 365 ontwerpt, eenvoudig invoegen in je e-mails. Een bouwsteen bestaat uit tekst die in een bepaalde lay-out is opgemaakt en kan vraagvelden bevatten om je tekst te personaliseren. Je kunt bouwstenen invoegen in zowel documenten als e-mails.

Bij het opstellen van een e-mail is het een kwestie van de juiste bouwsteen selecteren en invoegen. Via de wizard kun je de tekst aanvullen met specifieke gegevens. Je kunt die gegevens zelf intypen, maar wanneer je velden hebt gekoppeld aan bijvoorbeeld jouw Outlook contacten, dan worden deze gegevens automatisch ingevuld.

Kortom, met een paar muisklikken heb je je e-mail opgesteld, in de huisstijl van jouw organisatie.

Handtekening in Outlook bespaart tijd

Om jouw e-mail af te maken, sluit je af met een ondertekening – in Outlook wordt dit e-mail handtekening genoemd. In plaats van de handtekening in Outlook in te stellen, kun je ook gebruik maken van de handtekening van iWRITER 365 voor Outlook. Deze handtekening ontwerp je, net als bouwstenen, in iWRITER 365.

Voordelen van een iWRITER 365 handtekening:

> Alle handtekeningen staan op één centrale plaats – in de cloud. Van iedere handtekening is maar één versie in omloop.
> Omdat er van iedere handtekening maar één versie in omloop is, beschikt iedereen automatisch over de meest actuele handtekening. Hiermee maak je je communicatie uniform.
> Je kunt gebruik maken van verschillende soorten handtekeningen, zoals jouw persoonlijke (informele) ondertekening die standaard onder jouw e-mails komt te staan en een formele ondertekening die je in bepaalde situaties wilt gebruiken. En misschien wil je niet altijd jouw persoonlijke ondertekening gebruiken, maar een meer algemene handtekening zoals die van jouw afdeling of team.
> Wijzigingen in de handtekening zijn niet alleen snel uit te voeren, het beschikbaar stellen van die handtekening aan mensen in je organisatie of aan specifieke groepen, is direct geregeld. Dus als je bepaalde acties of evenementen hebt die je onder de aandacht wil brengen, dan kun je die toevoegen aan de (tijdelijke) handtekening.

Met iWRITER 365 voor Outlook kun je twee handtekeningen als standaard instellen: één voor nieuwe e-mails en één voor antwoorden en doorgestuurde berichten. Daarnaast is het mogelijk om uit de beschikbaar gestelde handtekeningen een andere handtekening te selecteren. 

Meer informatie over e-mail sjablonen in Outlook?

Wil je meer weten over e-mail sjablonen of een digitale handtekening in Outlook? Neem dan contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo aan.

E-mailen was nog nooit zo eenvoudig met e-mail sjablonen in Outlook