Office App Award Winner

Effectief documentmanagement in het onderwijs

Esther van Wijngaarden -

In het onderwijs ontstaan allerlei documenten. Je wilt deze documenten snel en gemakkelijk kunnen terugvinden, je wilt ze kunnen delen met anderen of er samen aan werken èn je wilt ze goed archiveren, omdat dit wettelijk verplicht is.
Het opslaan, beheren en volgen van documenten wordt ‘documentmanagement’ genoemd. Documentmanagement is effectief als er geen documenten kwijtraken, deze de juiste informatie bevatten én op tijd beschikbaar zijn.
Documentmanagement gaat over het beheer van zowel papieren als digitale documenten.

Opslag van documenten

Voor het beheer van digitale documenten kan een documentmanagementsysteem worden gebruikt. Het voordeel hiervan is dat de documenten in een digitaal dossier gemakkelijker geordend, gevonden en gedeeld kunnen worden.
Het documentmanagementsysteem dat je gebruikt om toegang te krijgen tot documenten zegt echter niets over de plek waar de documenten zijn opgeslagen. Een document kan binnen de onderwijsinstelling zijn opgeslagen, bij een beheerder van het systeem, of in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft’s OneDrive en SharePoint. Uiteraard moet de opslag voldoen aan de eisen die de Nederlandse wet- en regelgeving daaraan stelt.

Ordenen in mappen

Maar hoe orden je nu je documenten? Vaak wordt hier de mappenstructuur voor gebruikt, zoals we die ook kennen bij papieren documenten: een personeelsdossier per medewerker en een bekostigings- en examendossier per student. Echter, het nadeel van een mappenstructuur is dat je documenten alleen maar via deze structuur kunt terugvinden.

Ordenen door metadata

Daarom is het beter om documenten te voorzien van metadata. Metadata is beschrijvende, gestructureerde informatie, die iets over het document zegt (denk aan de auteur, de datum van opstellen, het onderwerp). Het document zelf bestaat uit ongestructureerde informatie.
Het toevoegen van metadata aan documenten kan handmatig, maar dat kost je extra tijd. Wil je zowel effectief als efficiënt documentmanagement, dan is het belangrijk om het toevoegen van metadata zoveel mogelijk te automatiseren. Bijvoorbeeld door een documentcreatietoepassing zoals iWRITER 365 te gebruiken, waarin je vraagvelden kunt koppelen aan metadata.

Effectief documentmanagement

Documentmanagement in het onderwijs zal steeds meer verschuiven van papier naar digitaal of zelfs naar de cloud, zodat scholen documentmanagement als dienst zullen afnemen en niet meer zelf de fysieke infrastructuur hoeven te beheren. Documenten worden daarmee steeds toegankelijker: je kunt documenten vanaf iedere locatie of apparaat openen. En dankzij optimale ordening door gebruik van metadata kunnen documenten snel en eenvoudig worden gevonden.

Meer weten?

Lees meer over documentmanagement of vraag een vrijblijvende demo aan, zodat je zelf het gemak van een documentcreatietoepassing zoals iWRITER kunt ervaren.

Effectief documentmanagement in het onderwijs