Office App Award Winner

Effectieve communicatie

Esther van Wijngaarden -

De kwaliteit van je schriftelijke communicatie is het visitekaartje van je bedrijf. Van medewerkers wordt verwacht dat ze aantrekkelijke, inhoudelijk correcte teksten leveren zonder schrijffouten. Het schrijven van zakelijke teksten gaat niet iedereen gemakkelijk af. En dan is er ook nog de druk dat zo min mogelijk tijd aan het schrijven mag worden besteed. 

Belang van effectieve communicatie

Het is in je voordeel om effectief te communiceren, zodat je boodschap goed door de ontvanger begrepen wordt. Gebruik van helder taalgebruik is een vereiste. Maar jouw brief, offerte of rapport moet ook klantgericht zijn. Onderschat of overschat het ontwikkelingsniveau van de lezer nooit. Dit kan miscommunicatie tot gevolg hebben.
Met deze drie tips blijft de kwaliteit van je schriftelijke communicatie en je productiviteit hoog:

Tip 1. Documentopmaak

De basis van al je schriftelijke communicatie is je huisstijl (zie ook: 6 redenen waarom een goede huisstijl belangrijk is). Zorg dat de huisstijl bij iedereen bekend is en leg de huisstijl vast in al je zakelijke documenten door gebruik te maken van huisstijlsjablonen. Dan is de basis van je document – lay-out, lettertype, pagina indeling, logo – al klaar en hoef je daar als schrijver niet meer naar te kijken.

Tip 2. Standaardtekst

Als de basis van je document klaar is, kun je je concentreren op de inhoud. Dat is vaak al lastig genoeg. Gelukkig hoef je niet steeds opnieuw teksten te bedenken, want veel van de inhoud die je gebruikt, heeft een herhalend karakter. Denk hierbij aan afspraakbevestigingen, offertes en voorwaarden.
Maak je gebruik van iWRITER 365 dan kun je standaardteksten onderbrengen in bouwstenen. Zo hoef je nooit meer naar voorbeelden te zoeken en teksten uit andere documenten te kopiëren. Je voegt eenvoudig bouwstenen toe aan je documenten.

Tip 3. Personalisatie

Naast de opmaak en het gebruik standaardteksten in een document, is het van belang om je teksten af te stemmen op de lezer. Dat kun je doen door je lezer met naam en toenaam aan te spreken op verscheidene plaatsen in je document. In iWRITER 365 kun je hier vraagvelden voor gebruiken, zodat je maar één keer het gegeven invult. Vervolgens wordt dit automatisch op de juiste plaatsen in je document geplaatst.

Plezier

Met iWRITER 365 schrijf je eenvoudig zakelijke documenten. Documenten die met enkele muisklikken kunnen worden samengesteld en direct naar je lezer kunnen worden gestuurd.
Krijg je positieve energie van het schrijven van je eigen teksten of wil je (standaard)teksten herschrijven, dan kan dat nog steeds. Maar vind je dat moeilijk of zelfs vervelend, dan kun je volstaan met de voor jou samengestelde tekst.
Wij vinden het belangrijk dat niet alleen je communicatie effectief is en je productiviteit wordt verhoogd, maar vooral ook dat je meer plezier hebt in het schrijven van zakelijke documenten. 
iWRITER 365 kan je hierbij helpen.

Effectieve communicatie