Office App Award Winner

Het belang van uniforme communicatie bij onderwijsinstellingen

Manon Wijnhoven -

Steeds meer onderwijsinstellingen ‘verhuizen’ net als veel bedrijven naar de cloud. Projecten als “digitaal werken” zijn initiatieven die bij verschillende onderwijsinstellingen hoog op de agenda staan. Tevens spelen ontwikkelingen als internationalisering en AnyPlace AnyTime ook een belangrijke rol, die Microsoft door middel van onder andere Office 365 binnen veel onderwijsinstellingen implementeert en aanbeveelt. Maar ook het imago van een (hoge)school en universiteit begint steeds belangrijker te worden.

Het nieuwe digitale werken

Digitaal werken is een middel om de processen te harmoniseren en efficiënter en goedkoper uit te voeren, waarbij de primaire processen optimaal kunnen worden ondersteund en de kwaliteit van de informatievoorziening wordt verhoogd. De complexiteit van de informatievoorziening neemt toe door toenemende instellings-overstijgende samenwerkingen, aandacht voor valorisatie, internationalisering en digitalisering van processen. Een belangrijk aandachtspunt bij digitaal werken is, zeker binnen het kader van documenten creëren, het gebruik van een uniforme Enterprise Document Output Management applicatie. Deze moet ervoor zorgen dat documentcreatie in brede zin, op basis van de bestaande huisstijl gefaciliteerd wordt. Binnen het onderwijs zijn documenten immers een belangrijke drager van informatie; intern binnen de organisatie maar ook van, naar en tussen studenten. Als onderwijsinstelling kun je het verschil maken door je communicatie op professionele en efficiënte wijze in te richten. Maar hoe zorg je voor een eenduidige en professionele uitstraling van je communicatie uitingen?

Centraal sjabloonbeheer

Het beheren van de campusbrede huisstijl blijkt vaak een uitdaging te zijn bij onderwijsinstellingen. De complexiteit wordt o.a. veroorzaakt door de aanwezigheid van diverse merknamen, verschillende locaties, afdelingen en de centralisatie van afdelingen en resulteert in een wildgroei aan diverse sjablonen en lay-outs. Vaak worden de sjablonen van een onderwijsinstelling op het intranet of zelfs op het internet geplaatst en vervolgens gedownload door studenten en docenten, wat het bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van communicatie erg moeilijk maakt. Niet alleen in de primaire processen, maar ook in de ondersteunende processen worden verschillende applicaties gebruikt die documenten genereren. In de meeste gevallen moeten deze gegevens handmatig uit systemen worden overgenomen. Daarnaast komt het vaak voor dat wanneer een applicatie zelf een document genereert, het document niet opgemaakt is in de huisstijl en het dus veel tijd kost om het document om te zetten en gebruiksklaar te maken.

Documentcreatie is de laatste jaren sterk aan het veranderen. Van een activiteit die merendeels werd uitbesteed of gezien werd als een kostenpost, verandert het nu langzaam naar een bedrijfsonderdeel dat essentieel is voor de bedrijfsvoering.

Document ouput management met iWRITER 365

Uit onderzoek door Computable wordt geconcludeerd dat onderwijsinstellingen nog op zoek zijn naar een platform waarbinnen zowel Office 365 als de onderwijsondersteunende applicaties en documentlocaties op een flexibele manier ontsloten kunnen worden.

Diverse gerenommeerde onderwijsinstellingen, waaronder een grote Nederlandse universiteit, hebben onlangs voor de oplossing van iWRITER gekozen. iWRITER 365 biedt een complete en campus-brede oplossing op basis van centrale huisstijlsjablonen, waarbij gebruikers vanuit de eigen, vertrouwde Office omgeving kunnen blijven werken. iWRITER 365 biedt één centraal platform, voor alle gebruikers binnen de onderwijsinstelling, zorgt voor een efficiënt gestructureerd proces én significante kostenbesparingen in interne uren. In één werkproces heb je de hele document life cycle. En dát is waar veel onderwijsinstellingen op zitten te wachten.

Lees meer over iWRITER voor het onderwijs.

Het belang van uniforme communicatie bij onderwijsinstellingen