Office App Award Winner

Hoe maak je een PowerPoint sjabloon?

Casper van der Schaft -

Als organisatie streef je ernaar om altijd dezelfde eenduidige boodschap uit te dragen. Een PowerPoint presentatie is hiervoor een goede houvast, maar dan moeten alle vertegenwoordigers van jouw organisatie wel dezelfde presentatie gebruiken. Of toch niet? Door een PowerPoint sjabloon te maken is het mogelijk om alleen de basis te standaardiseren, zodat je in dezelfde opmaak de inhoud kan personaliseren. Zo behoudt je ten alle tijden de juiste professionele uitstraling en hoeven werknemers zich niet meer te bekommeren over de vormgeving. Hoe jij zelf zo’n sjabloon maakt? Dat leggen wij uit in deze blog.

Van huisstijl tot opmaak

De meeste organisaties hebben hun huisstijl vastgelegd in een huisstijlhandboek (ook wel brandbook). Hierin worden de visuele kenmerken beschreven die herkenbaar en uniek zijn voor de organisatie. Het doel hiervan is om professionaliteit, betrouwbaarheid en herkenbaarheid naar de buitenwereld uit te stralen. De volgende elementen kunnen hier onderdeel van uit maken:

> Het bedrijfslogo (en de plek)
> Het kleurgebruik
> Het lettertype
> Ontwerpelementen (rechthoeken, cirkels, driehoeken, etc.)
> Een standaard plek voor tekst
> Een standaard onderbalk

Het vastleggen van deze kenmerken kun je als volgt doen:

1. Open een lege presentatie en ga naar het tabblad Beeld en klik op Diamodel.

2. Vervolgens is het mogelijk om de opmaak van de standaard slides aan te passen door te klikken op Kleuren, Lettertypen of Achtergrondstijlen.

Denk hierbij goed na over de opmaak. Deze leg je eenmalig vast in jouw PowerPoint template of sjabloon om deze onbeperkt te kunnen gebruiken, dus het is de tijdsinvestering meer dan waard. Denk hierbij ook goed na over de plaatsing van het bedrijfslogo, de kleuren, maar ook de leesbaarheid (contrast en lettertypen).

Geef structuur aan de presentatie

Met het toepassen van de opmaak volgens de richtlijnen van de huisstijl van jouw organisatie is je sjabloon nog niet klaar. Om jouw PowerPoint sjabloon zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en consistentie te waarborgen is het raadzaam om alvast structuur in de presentatie aan te brengen. Hiervoor kun je verschillende, vaak voorkomende, slides maken. Bijvoorbeeld:
> Titelpagina
> Slide voor tekst en afbeeldingen (meerdere varianten)
> Slide voor tabellen en grafieken
> Slide voor video’s 
> Afsluiting (origineel, bijv. met een Quote)

Hoe doe je dat?

1. Deze slides kun je toevoegen door te klikken op Indeling invoegen en deze vervolgens te voorzien van een herkenbare naam zoals ‘Titel slide’ of ‘Grafieken & Tabellen slide’.

Deze slides kun je vervolgens een aangepaste opmaak geven die past bij de keuze of je tekst, afbeelding, video en grafiek velden die je wilt toevoegen aan de slide.

2. Voeg tijdelijke aanduidingen toe door te klikken op Tijdelijke aanduiding invoegen om vervolgens uit het selectieveld het gewenste inhoudsobject te kiezen.

Deze optie is zeer nuttig om de eindgebruiker duidelijk te maken waar hij of zij afbeeldingen, tekst of tabellen kan plaatsen.

Aanduiding velden staan standaard op de template slides, echter zullen deze alleen op de presentatie weergeven worden indien de velden worden ingevuld. Dit is een handige tool om vooraf de structuur te definiëren zodat de gebruiker eenvoudig een template slide kan kiezen en vullen naargelang de gevraagde inhoud.

Opslaan voor gebruik

Het belangrijkste is het bestand opslaan zodat andere gebruikers hun eigen presentatie niet over jouw template presentatie opslaan. Dat zou zonde zijn, want dan gaat het template verloren. Je kunt het bestand gelukkig zo opslaan dat wijzigingen mogelijk zijn, maar de gebruiker tijdens het opslaan om een nieuwe bestandsnaam gevraagd wordt:

1. Ga naar het tabblad Bestand en klik op Opslaan als.
2. Vul een bestandsnaam in en klik daaronder op het keuzeveld “Opslaan als:”.
3. Kies hier het bestandstype: PowerPoint-sjabloon
4. Klik op Opslaan.

Nadat je het template hebt opgeslagen kun je deze keer op keer hergebruiken met de volgende stappen:
1. Ga naar Bestand en klik op Nieuw.
2. Afhankelijk van de PowerPoint versie, klik op Aangepast / Persoonlijk / Mijn Sjablonen.
3. Selecteer jouw sjabloon.

Als eindgebruiker heb je nu de vrijheid om de inhoud van de presentatie aan te passen en deze vervolgens op te slaan onder naam naar keuze zonder dat het PowerPoint sjabloon verloren gaat.

Professioneel PowerPoint sjablonen beheren

Het grote voordeel van PowerPoint sjablonen is dat alle werknemers werken met presentaties in dezelfde (huis)stijl. Dit betekent echter ook dat na veranderingen het bijwerken hiervan een belangrijke taak is van het beheren van deze sjablonen. iWRITER is een handige tool waarmee je sjablonen maakt, bewerkt en beheert op een centrale plek die toegankelijk is voor de gehele organisatie. Dit maakt het mogelijk om in één keer een sjabloon aan te passen en de wijzigingen centraal door te voeren over de hele organisatie. Zo beschikken alle vertegenwoordigers altijd over de laatste versie ín de juiste huisstijl en profiteert iedereen van de enorme tijdsbesparing met het gebruik van sjablonen.

Het gemak van iWRITER zelf ervaren? Neem dan contact met ons op.

Hoe maak je een PowerPoint sjabloon?