Office App Award Winner

Hoe maak je een sjabloon / template in Office 365

Manon Wijnhoven -

Een sjabloon of template is een digitale variant van de stempel. Deze stempel hoef je maar één keer vorm te geven en kun je daarna oneindig vaak gebruiken. Door gebruik te maken van sjablonen in Office (Word, PowerPoint, Outlook) voorkom je dat je iedere keer het wiel opnieuw uit moet vinden bij het opmaken of invullen van een document of presentatie. In vorige artikelen hebben we de voordelen van bijvoorbeeld Word sjablonen al uitgelegd, maar wat houdt zo’n sjabloon eigenlijk in?

Wanneer je een sjabloon gaat maken is het belangrijk om over onderstaande zaken alvast goed na te denken en deze op een rijtje te zetten.

Huisstijl kenmerken

De huisstijl is het meest opvallende en misschien wel het belangrijkste aspect van een Office sjabloon of template. De huisstijl van een document of presentatie draagt de corporate identity (bedrijfsidentiteit) uit en laat hiermee een uniek beeld, ook wel imago, achter bij de ontvanger. Om een betrouwbaar en professioneel bedrijfsimago op te bouwen is huisstijlbewaking daarom van groot belang. Door het vastleggen van de huisstijl in sjablonen of templates kun je de deze gemakkelijker beheren.

Voorbeelden van deze kenmerken kunnen zijn:
- Bedrijfslogo
- Lettertypes
- Kleuren
- Indeling
- Bedrijfshandtekening
- Opmaak grafieken en tabellen
- Afbeeldingen en andere design aspecten

Inhoud

Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen twee soorten inhoud voor het creëren van sjablonen, namelijk de variabele en de gestandaardiseerde inhoud.

De variabele inhoud is in de meeste gevallen unieke informatie die gebonden is aan de specifieke ontvanger. Deze variabele inhoud kan de aanhef, adres- en contactgegevens van een ontvanger bevatten en/of een aan de ontvanger gerichte unieke boodschap of afbeelding. Deze inhoud is meestal niet herbruikbaar en kan dan ook niet worden opgeslagen in een sjabloon of template. Er zijn echter wel mogelijkheden om met slimme tools als iWRITER documenten automatisch te voorzien van de meest recente gegevens uit bijvoorbeeld Microsoft Office 365 Personen of Microsoft SharePoint.

De gestandaardiseerde inhoud kan alle informatie bevatten die herhaaldelijk gebruikt wordt in documenten of presentaties. Dit kan bijvoorbeeld een instructie of routebeschrijving zijn. Bij het opmaken van sjablonen dient echter wel de afweging gemaakt te worden in welke mate gespecialiseerde informatie wordt gestandaardiseerd. Wordt er meer informatie gestandaardiseerd, dan gaat het invullen van een sjabloon sneller, echter een grotere standaardisatie van informatie staat gelijk aan het irrelevant worden van informatie en de kans dat er meer verschillende sjablonen gecreëerd moeten worden.

Zodra je aan al deze aspecten aandacht hebt besteedt, dan kun je het document opslaan als Office sjabloon om in het vervolg te kunnen profiteren van de tijds- en kostenbesparing die het oplevert. Om meer uit sjablonen in Office 365 te halen biedt iWRITER een complete en organisatie brede oplossing op basis van centrale huisstijlsjablonen. Met de slimme en gebruiksvriendelijke tool creëer en beheer je Office sjablonen conform de huisstijl van jouw organisatie.

Hoe maak je een sjabloon / template in Office 365