Office App Award Winner

Huisstijlmanagement in de praktijk

Esther van Wijngaarden -

Je wilt als bedrijf een uniforme uitstraling hebben, zodat je herkenbaar bent en professioneel en betrouwbaar overkomt. Dus heb je een huisstijl laten ontwikkelen: het mooie logo staat op de gevel, op de website, op de auto’s en ook op al je correspondentie. Je hebt een huisstijlhandboek opgesteld, waarin alle regels nog eens duidelijk zijn uitgelegd. Alleen in de praktijk blijkt het net even anders te gaan…

Welke huisstijl problemen zijn er?

Misschien herken je de volgende situaties wel:
> Brieven gaan in verschillende lettertypen de deur uit;
> Verslagen hebben steeds een andere indeling of lay-out;
> E-mails zijn afgesloten met een eigen ondertekening;
> Presentaties zijn een ratjetoe.

Kortom, uniformiteit is ver te zoeken. Laat staan de professionele uitstraling!
Tijd voor verandering.

Hoe huisstijlautomatisering bijdraagt aan uniformiteit

De huisstijl van een organisatie kun je met behulp van software onderbrengen in sjablonen. Voor de meeste mensen geldt dat zij zich bij het maken van documenten willen concentreren op de inhoud en niet op de opmaak. Dus als je de opmaak – lettertype, uitlijning, indeling – aanbiedt in de vorm van templates en bouwstenen, dan zijn zij minder geneigd om aanpassingen te doen in de huisstijl.
Overigens zien wij regelmatig dat organisaties sjablonen tot op de komma beveiligen, zodat mensen alleen maar inhoud via vraagvelden kunnen toevoegen aan documenten. Daar ben ik zelf geen voorstander van: mensen moeten juist slimmer en met plezier kunnen werken. Met het ‘op slot’ zetten van templates ontneem je mensen juist die vrijheid en dus het plezier.

Het belang van huisstijlbeheer

Het aanbieden van goede templates en bouwstenen is een eerste stap, maar dan ben je er nog niet. Je moet voorkomen dat er talloze variaties in sjablonen gaan ontstaan, meer hierover kun je lezen in de blog centraal sjabloonbeheer.

Door de sjablonen centraal in de ‘cloud’ te zetten is er maar één versie van ieder sjabloon, zodat wijzigingen altijd in de juiste versie worden gedaan en direct beschikbaar zijn. Bovendien beschik je altijd en overal over je sjablonen, dus ook als je thuis, op kantoor of op een andere locatie werkt.

Met een tool als iWRITER 365 kun je zelfs de e-mailondertekeningen centraal beheren, zodat iedereen automatisch over een uniforme en actuele ondertekening beschikt.

Huisstijlbewaking is een continu proces

Als mensen het gebruik van templates om documenten, e-mails en presentaties te maken, vanzelfsprekend vinden, is adoptie van de huisstijl een feit. Toch blijft het bewaken van de huisstijl een continu proces.

Controleer regelmatig de schriftelijke communicatie op het toepassen van de huisstijl. En zorg ervoor dat je templates actueel blijven en voer wijzigingen zo snel mogelijk uit. Dan heeft niemand meer een excuus om nog documenten zonder huisstijltemplates te maken.

Meer weten?

Wil je meer weten over huisstijlmanagement en hoe je dat met iWRITER 365 kunt implementeren? Neem dan contact met ons op.

Huisstijlmanagement in de praktijk