Office App Award Winner

Maak documenten beter vindbaar met document management

Casper van der Schaft -

Document kwijt? Misschien heeft een collega het document verplaatst of kun je je niet meer herinneren welke naam je het document hebt gegeven. Een veelvoorkomend en vooral tijdrovend verschijnsel. Of je documenten nu gedigitaliseerd zijn of niet, dit betekent niet dat je de maximaal haalbare efficiëntie uit je (digitale) archiefkast haalt. Document management, of een document management systeem, kan je hierbij helpen. Maar wat houdt dit eigenlijk in?

Document Management Systeem (DMS)

Een DMS of documentbeheer systeem wordt gebruikt om orde en efficiëntie aan te brengen in documentstromen die digitaal worden opgeslagen op een centraal platform. Door het centraal beheren van alle documenten kunnen verschillende medewerkers documenten opvragen, (tegelijkertijd) bewerken en delen.

Documentbeheer is een ingewikkelde taak die een sterke langetermijnvisie vereist. Het beheer van documenten in een multinational is zonder DMS dan ook niet te overzien, maar ook voor kleine en middelgrote bedrijven kunnen de implementatiekosten, de voordelen niet domineren.

Een document management systeem vervangt het reeds bestaande fysieke archief. Waar documenten in een fysiek (of server-based) archief al vaak lastig te vinden zijn, kan het ook nog eens voorkomen dat het juiste document zich in een andere vestiging bevindt. Met een DMS kun je documenten digitaal opvragen aan de hand van tags en eigenschappen (naam, auteur, omschrijving, publicatiedatum). Hiermee wordt het vinden van een document gebruiksvriendelijker, sneller en goedkoper. Daarnaast is de besparing op de kostenplaats archiefruimte ook een belangrijk voordeel.

Optimale documentstromen met documentbeheer

De centrale beschikbaarheid van het documentbeheer vergemakkelijkt niet alleen de vindbaarheid, maar ook de samenwerking tussen collega’s. Documenten kunnen, bijvoorbeeld bij projecten, eenvoudig door meerdere medewerkers (tegelijk) bewerkt worden. De versie historie wordt hierbij bijgehouden en zorgt voor een reductie van fouten en een snellere verwerking van documenten.

Door een document management systeem te implementeren kunnen ook de document workflows hierop aangepast worden, met meer optimale documentstromen tot gevolg. Zo kunnen klachten sneller verwerkt worden en facturen en contracten eenvoudiger opgesteld en gearchiveerd worden.

Toepassing DMS en iWRITER

Het implementeren van een DMS kan tijdrovende en ingrijpende veranderingen met zich meebrengen. SharePoint biedt een veelgebruikt platform om documenten en sjablonen centraal te beheren. Om hier optimaal gebruik van te maken kan de in-Office-365-integreerbare documentcreatie software van iWRITER de kers op de taart zijn. Hiermee kun je tijdens het creëren van documenten en sjablonen in Office 365 meteen metadata (auteur, publicatiedatum, etc.) toevoegen die SharePoint kan overerven, wat de gebruiker voorziet van een optimale gebruikservaring.

Meer weten?

Lees meer over Effectief documentbeheer of vraag een vrijblijvende demo aan.

Maak documenten beter vindbaar met document management