Office App Award Winner

Offerte in jouw huisstijl

Manon Wijnhoven -

Een offerte is een document dat doorgaans gebruikt wordt om een product of dienst aan te prijzen bij een (potentiële) klant. In de meeste gevallen is het een opvolging van een gesprek tussen de verkoper en klant. Daarmee kun je stellen dat een offerte het laatste duwtje richting een verkoop kan zijn. Om ervoor te zorgen dat jouw offerte de bezegeling op jouw sales pitch wordt, is het van belang dat de offerte in één keer goed is.

Hoe een offerte jouw dienst of product kan verkopen

Nog voordat een (potentiële) klant jouw aanbod leest heeft hij of zij al een eerste indruk gevormd. De opmaak van het document dient dan ook als het gezicht van jouw organisatie. Als jouw offerte opgemaakt is met een goed verzorgde en unieke huisstijl, dan schept dit voor de klant vertrouwen in de door jouw aangeboden service of product. Waarom een goede huisstijl van belang is kun je in dit artikel lezen.
Om iedere offerte van een goede opmaak in de juiste huisstijl te voorzien kun je sjablonen voor offertes maken. Doordat deze offerte sjablonen keer op keer gebruikt kunnen worden bespaar je tijd en kun je de klant na een gesprek snel van een offerte voorzien.

Offerte afstemmen op de klant

De inhoud van een offerte moet een aanbod op de vraag zijn die je vooraf met de (potentiële) klant besproken hebt. In de meeste gevallen bevat de offerte een aanbod in zowel tekstuele vorm (gepersonaliseerd) als in de vorm van een prijsopgave (gestandaardiseerd).  

Het gepersonaliseerde gedeelte van een offerte

Het gepersonaliseerde gedeelte van een offerte zorgt ervoor dat je met het aanbod de klant aanspreekt. Door het gebruik van een voorblad kan de eerder besproken vraag in heldere taal samengevat worden, met een daar tegenoverstaande passende oplossing. Waar het grootste deel persoonlijk is en om die reden voor iedere klant opnieuw geschreven moet worden, biedt iWRITER een oplossing om persoonlijke teksten gedeeltelijk te standaardiseren in zogenaamde bouwblokken. Deze teksten kun je vervolgens met een enkele muisklik toevoegen in je offerte. Je hebt vervolgens de mogelijkheid om deze tekst na het invoegen nog aan te passen of aan te vullen. Een offerte mag tenslotte geen vraag onbeantwoord laten.

Het gestandaardiseerde gedeelte van een offerte

Het gestandaardiseerde gedeelte van de offerte is in veel gevallen de prijsopgave. De prijzen van een bepaald product of dienst zijn vaak vooraf vastgesteld en kunnen eenvoudig toegevoegd worden aan het document. Om met de offerte een rechtsgeldige overeenkomst te sluiten, dient de offerte de volgende informatie bevatten:

> Datum;
> Namen van belanghebbende partijen;
> Product of dienst + omschrijving;
> Prijs of (uur)tarief;
> Geldigheidsduur;
> Ruimte voor handtekening + datum.

Offerte sjabloon

Door offertes te maken aan de hand van sjablonen kun je eenvoudig, in korte tijd, documenten in de juiste huisstijl opmaken. Een goed sjabloon in elkaar zetten kost echter veel tijd en daarnaast kost het vaak ook nog veel werk om deze te personaliseren voor de klant.
iWRITER biedt hierin een helpende hand. Met de handige tool van iWRITER kun je door middel van handige vraag- en antwoordvelden in een sjabloon snel en eenvoudig offertes opstellen. Met deze tool voer je bijvoorbeeld het aantal stuks in en de BTW en totaalprijs wordt meteen voor je opgeteld. Doordat je eenvoudig en snel alle belangrijke onderdelen toevoegt en personaliseert, bespaar je veel tijd en zorg je ervoor dat de klant direct na de aanvraag een professionele offerte in de mail ontvangt.

Lees meer over de documentcreatie en sjabloonbeheer oplossing iWRITER 365.

Offerte in jouw huisstijl