Office App Award Winner

Overstappen naar Office 365, ja of nee?

Manon Wijnhoven -

Het werken in de cloud is een stap die door meer en meer bedrijven gezet wordt. Het aantal bestanden dat offline opgeslagen staat wordt kleiner, en is alles voortaan online beschikbaar. En dat is logisch, want het werken in de cloud kan veel voordelen opleveren. Om een goed overzicht te krijgen, zetten we de voor- en nadelen van het werken met Office 365 nog een keer op een rijtje.

Wat is Office 365?

In tegenstelling tot de eerdere varianten van Office, zoals Office 2010, 2013 of 2016, wordt er bij Office 365 een nieuwe strategie toegepast. In plaats van eenmalig een software pakket aan te schaffen neem je een maandelijkse of jaarlijkse dienst af die je altijd de laatste versie van Office verschaft. Daarnaast staan je bestanden voortaan online opgeslagen in de cloud, wat samenwerken gemakkelijker maakt.  Als je eenmalig de overstap maakt ben je de komende tijd dus verzekerd van een uitstekende Office werkomgeving.

Voordelen van Office 365

De overstap brengt veel Quality of Life (QOL) verbeteringen met zich mee. Dit betekent dat de basis van de programma’s in principe hetzelfde blijft, maar dat het gebruik ervan steeds gemakkelijker wordt. Dit zie je terug in de volgende voordelen:

> Altijd alle documenten beschikbaar
Omdat je documenten online staan hoef je je nooit meer zorgen te maken over of de juiste personen toegang hebben tot de documenten op de juiste computer. Geef ze toegang tot de gedeelde map en ze zullen altijd beschikbaar zijn. Daarnaast kun je zelfs onderweg naar de klant of vanuit huis nog een keer de offerte doorkijken.
> Vanaf elk apparaat beschikbaar
Of je nu je desktop, je laptop of je telefoon gebruikt; je bestanden zijn overal op te roepen. Het wordt dus nog gemakkelijker om mobiel te werken. Ga gerust de vergadering in met slechts je tablet zonder je zorgen te maken of je alle benodigde data wel op kan vragen.
> Flexibiliteit in afname
Omdat Office 365 op account-basis werkt is het erg gemakkelijk in facturatie en betaling. Je betaalt dus niet voor meer medewerkers dan nodig, en als je als bedrijf groeit, dan groeit Office 365 met je mee.

Aandachtspunten bij de overstap

Maar zoals je vaak ziet, zitten er naast voordelen ook een aantal nadelen/uitdagingen aan deze overstap. Het is belangrijk om goed te bekijken welke invloed deze op jouw bedrijf hebben voordat je de overstap maakt.

> Afhankelijk van het internet
Hoewel werken in de cloud natuurlijk erg gemakkelijk is, ben je wel afhankelijk van internet. Dit betekent dat als het internet uitvalt je niet meer de beschikking tot alle opties hebt. Als je werkt met onderwerpen die erg tijd-sensitief zijn, is het aan te raden (een deel van) je bestanden offline te houden. Microsoft belooft een uptime van 99,9%, wat voor sommigen ruim voldoende is, maar voor anderen net niet genoeg.
> De nieuwste versie nodig
Hoewel Microsoft zelf zorgt dat je altijd alle nieuwe versies van Office hebt, is dat niet de enige vereiste. Zo heeft Office 365 als eis dat je gebruik maakt van minimaal Windows 7 of nieuwer. Voor bedrijven die nog werken met Vista of XP levert dit problemen op. Het is dus verstandig om hier rekening mee te houden.

Tips voor de overstap naar Office 365

Wanneer je besluit om de overstap naar Office 365 te maken, is het dus goed om met bovenstaande zaken rekening te houden. We geven je graag nog wat tips mee om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen.

> Bekijk eens hulpmiddelen
Met de overstap naar Office 365 kan je meteen andere aspecten van je organisatie eens goed aanpakken. Ga eens op zoek naar de mogelijkheden! Kijk bijvoorbeeld eens of je de standaardisatie van je huisstijl gemakkelijker te gebruiken kan maken met een tool als iWRITER.
> Volle overstap of Hybride?
Zoals eerder benoemd is het soms handig om een deel van je bestanden nog offline beschikbaar te hebben. Zo kun je dus de complete overstap maken, of besluiten om (in eerste instantie) niet alles over te zetten naar de cloud. Zorg er hierbij wel voor dat je deze keuze vooraf maakt.
> Doe een bandbreedte-test
Een cloud opslag kan erg handig zijn, maar als uiteindelijk blijkt dat je internetverbinding een bottleneck is, loop je achter de feiten aan. Doe daarom eens de bandbreedtetest die Microsoft aanbied. Je test niet alleen de snelheid maar ook het pakketverlies en de latency.

Webinar Office 365

Wil je weten wat de overstap naar Office 365 voor jouw organisatie kan betekenen? Meld je dan aan voor het Webinar ‘Overstappen naar Office 365’ dat door iWRITER en Microsoft wordt georganiseerd op woensdag 31 mei, om 11:00.

Overstappen naar Office 365, ja of nee?