Office App Award Winner

Standaardiseren of personaliseren?

Manon Wijnhoven -

In de huidige werkomgeving is professionele klantcommunicatie belangrijker dan ooit. Één van de veelbesproken onderwerpen is de balans tussen het standaardiseren en het personaliseren van tekst. Een standaard brief zorgt ervoor dat altijd de juiste informatie overgebracht wordt, terwijl een persoonlijke brief er juist voor zorgt dat de klant zich persoonlijk aangesproken voelt. Zowel een kloppende inhoud als de klant als individu behandelen is belangrijk. Maar wanneer kun je het beste welke methode gebruiken, of zijn ze misschien ook te combineren?

Standaardiseren

Het standaardiseren is een veelgebruikte methode bij een groot aantal bedrijven. Op het moment dat er enkele honderden brieven of e-mails per dag verzonden moeten worden is het vrijwel onmogelijk om voor iedere klant een aparte tekst te schrijven. Over het algemeen is dat ook niet zo erg: de inhoud van de tekst blijft vaak toch hetzelfde, en zo weet je zeker dat je niks vergeet te vermelden.

Daarnaast zorg je er op deze manier voor dat je huisstijl kloppend is, waardoor je ervan verzekerd bent dat je altijd dezelfde stijl hanteert voor een brief. Ook kun je hiermee fouten voorkomen zoals een typefout in je contactgegevens of het vergeten van je (e-mail)handtekening.

Het standaardiseren is dus vooral geschikt voor:
> Hoge volumes
> Teksten met dezelfde inhoud
> Het voorkomen van fouten
> Garantie van huisstijl

Personaliseren

Het personaliseren van correspondentie of contact is al eeuwenoud. Logisch, want vroeger was natuurlijk elke manier van contact handgeschreven – of misschien nog gebeiteld in het steen. Tegenwoordig herken je personalisatie aan het taalgebruik en het ingaan op de specifieke situatie van de klant. Iets wat bij het standaardiseren veel lastiger te bereiken is.

Over het algemeen is het natuurlijk niet nodig om de complete tekst van een brief te personaliseren. Meestal is het al voldoende om enkele dingen aan te passen waardoor klanten het idee krijgen dat ze persoonlijk behandeld worden. Dit heeft vaak een al groot effect.

Het personaliseren is dus vooral geschikt voor:
> Lage volumes
> Persoonlijke inhoud
> Een positief gevoel bij klanten 

Het standaardiseren personaliseren

Door de technologie van tegenwoordig wordt het echter steeds gemakkelijker om deze twee stijlen te combineren. Met een optie als iWRITER kun je eenvoudig en snel je standaardtekst iets persoonlijker laten aanvoelen. Zo wordt bijvoorbeeld niet iedereen meer standaard aangeschreven als ‘Geachte heer Janssen’, maar kan in een informele brief de aanhef met een enkele klik worden aangepast naar ‘Beste Jan’.

Ook is het mogelijk om vooraf eenmalig een tekst op verschillende manieren te verwoorden. Met de software, die werkt op basis van sjablonen en tekstblokken, kan dan heel makkelijk gekozen worden voor één van de opties. Op deze manier kan een standaard brief, met maar een paar muisklikken, iets persoonlijker gemaakt worden.

Deze combinatie is dus vooral geschikt voor:
> Middelhoge volumes
> Persoonlijke inhoud
> Een positief gevoel bij klanten
> Het voorkomen van fouten
> Garantie van huisstijl

Meer informatie

Als je meer wil weten over deze oplossing om op een efficiënte manier contact met je klanten te onderhouden, kijk dan verder op de website wat een documentcreatie oplossing als iWRITER voor jou kan betekenen. Je klanten zullen je dankbaar zijn!

Standaardiseren of personaliseren?