Office App Award Winner

Templates en Template Management

Esther van Wijngaarden -

Dat je een template gebruikt om veel documenten te creëren, is niets nieuws. Toch wordt het belang van templates, en het beheer ervan, vaak onderschat. In deze blog lees je waarom templates meer aandacht verdienen en hoe iWRITER 365 het beheer hiervan vereenvoudigt.

Belang van templates

Het maken van een template bestaat uit veel stappen. Niet alleen breng je in een template de huisstijl, het lettertype en lay-out aan. Een template bevat ook bedrijfslogica, zoals metadata en velden. Een template bepaalt hoe het uiteindelijke document eruit komt te zien.

Templates bevatten vaak relaties naar externe databronnen. Een template kan opgebouwd zijn uit één of meerdere bouwstenen. Al die relaties en verwijzingen moeten intact blijven gedurende de levensduur van een template.

Omissies of fouten in een sjabloon leiden tot fouten in de documenten die ermee gemaakt worden. Spelfouten zijn slordig, maar zullen geen grote gevolgen hebben. Daarentegen kunnen verouderde prijzen, verkeerde voorwaarden of het ontbreken ervan, grote consequenties hebben.

Een template gaat jaren mee. In die jaren zijn er vele verschillende versies gemaakt. Want zolang de organisatie en omgeving verandert, veranderen templates mee. Het is van belang dat je altijd over de meest recente, bijgewerkte en foutloze template beschikt.

Template Management met iWRITER 365

In iWRITER 365 staan alle sjablonen op één centrale plaats, namelijk in ‘de cloud’. Er is dus maar één versie van ieder template. Je kunt wijzigingen ontzettend snel doorvoeren en dus snel reageren in een dynamische omgeving. Aanpassingen die je in de template maakt, zijn direct beschikbaar. Iedereen beschikt dus altijd over de meest recente template.

Omdat niet iedereen alle sjablonen gebruikt, kun je per sjabloon aangeven wie dat sjabloon mag gebruiken. Zo is bijvoorbeeld een blanco brief beschikbaar voor iedereen in de organisatie, terwijl andere sjablonen zijn beperkt tot één of meerdere groepen gebruikers (afdelingen, teams). Het is zelfs mogelijk om in iWRITER 365 templates toe te kennen aan individuele gebruikers.
Het voordeel is dat iedere gebruiker alleen die templates ziet, die hij of zij nodig heeft. Terwijl er van iedere template nog steeds maar één versie ‘in omloop’ is.

Een ander belangrijk voordeel van het hebben van templates in ‘de cloud’ ten opzichte van de ‘oude vertrouwde’ fileserver is dié onafhankelijkheid van  bestandslocatie. Je hebt nooit meer last van migratie van de ene naar de andere server, of van de ene naar de andere bestandslocatie, waardoor je allerlei verwijzingen in templates moet aanpassen.

iWRITER 365 zelf ervaren

Benieuwd of iWRITER 365 jouw template management kan vereenvoudigen, neem dan contact met ons op.

Templates en Template Management