Office App Award Winner

Voorkom fouten in je zakelijke communicatie

Manon Wijnhoven -

Tot op de dag van vandaag bestaat een groot deel van de dagelijkse zakelijke communicatie nog steeds uit brieven. Het doel van deze brieven is het volledig en eenduidig overbrengen van een boodschap in een opmaak die de bedrijfsidentiteit weerspiegelt. Een brief die hier aan voldoet kan professionaliteit uitstralen, maar kan anderzijds afbreuk doen aan het bedrijfsimago wanneer hier fouten in voorkomen. Daarom is het voor iedere organisatie van belang om zich hier bewust van te worden en fouten in communicatie zoveel mogelijk te voorkomen.

Veel voorkomende fouten

Menig werknemer zal bekend zijn met de spellings- en grammaticacontrole van Microsoft Office Word. Daarmee worden de meeste fouten opgespoord, zou je denken. Echter bestaat een brief uit meer zaken dan alleen een stuk platte tekst. Naast de hoofdtekst zijn de opmaak en het gebruik van persoonsgegevens vaak een foutgevoelig onderdeel van een brief.

Het bewaken van een eenduidige opmaak in alle documenten is voor veel organisaties een uitdaging. Iedere werknemer dient de huisstijl op dezelfde wijze toe te passen in alle documenten, maar fouten in kleuren, lettertypes, uitlijning of (plaatsing van) het logo zijn snel gemaakt. Een werknemer kan bijvoorbeeld door het kopiëren en plakken van stukken tekst uit oude brieven de uitlijning veranderen of verouderde huisstijl elementen gebruiken. Deze rommelige, inconsistente opmaak doet afbreuk aan de professionele uitstraling van jouw organisatie.

Fouten in persoonsgegevens en huisstijlelementen worden desalniettemin vaak (onbewust) toegelaten, terwijl hiermee de kans op het achterlaten van een goede eerste indruk verloren gaat. Wil je deze fouten voorkomen? Dan kan standaardisatie, net als automatisering, de oplossing bieden om menselijke fouten te ondervangen.

Standaardiseren van brieven

Door het toepassen van sjablonen is het mogelijk om brieven gedeeltelijk of volledig te standaardiseren. Door het eenmalig vastleggen van een goed doordachte tekst en huisstijl in een Word sjabloon, hoef je bij het gebruik hiervan alleen nog de persoonsgegevens toe te voegen. Hierdoor blijft er meer focus over voor het correct invullen van de persoonsgegevens en is de kans op het maken van fouten een stuk kleiner. Volledige standaardisatie laat echter geen ruimte voor personalisatie. Het is dan ook belangrijk om een weloverwogen keuze te maken in de verhouding personalisatie en standaardisatie.

Professionele sjablonen maken

De afweging om meer te standaardiseren of personaliseren is niet eenvoudig. Hoge mate van standaardisatie vraagt om het creëren van een hele grote hoeveelheid sjablonen, terwijl hoge mate van personalisatie vraagt om het maken van fouten. Documentcreatie software biedt hierin de middenweg. Met een tool als iWRITER is het mogelijk om documenten te maken met voor gedefinieerde teksten, invulvelden of bijvoorbeeld een route beschrijving. Doordat het de personalia automatisch ophaalt uit jouw database en de opmaak met één klik in jouw huisstijl toepast, hoeven medewerkers zich ook niet meer bezig te houden met tijdrovende, foutgevoelige taken. Hiermee creëren jij en je collega's snel en foutloos documenten en is jouw organisatie altijd verzekerd van het versturen van een professionele brieven.

Lees hier meer over professionele zakelijke communicatie.

Voorkom fouten in je zakelijke communicatie