Office App Award Winner

Werken aan je professionaliteit met factuur sjablonen

Casper van der Schaft -

Fouten maken mag, echter gaat deze regel niet op als het om boekhouden gaat. Iedere fout in bijvoorbeeld een factuur gaat ten koste van je professionele imago. Echter weet ik na het uitvoeren van een functie als penningmeester dat je bij het opstellen van offertes vroeg of laat toch een fout zal maken. Daarom is het voor jouw organisatie van belang dat je de kans op het maken van fouten minimaliseert om zo professioneel mogelijk over te komen bij (potentiële) klanten.

Waar moet een factuur aan voldoen

Gebruik je als organisatie geen speciale boekhoudsoftware? Of ben je niet tevreden met het uiterlijk van ‘standaard’ facturen? Dan is het belangrijk om de volgende onderdelen niet vergeten bij het opstellen van je facturen:

> jouw volledige naam en die van de afnemer;
> jouw volledige adres en dat van de afnemer;
> jouw btw-nummer;
> jouw KvK-nummer;
> de datum waarop de factuur is uitgereikt;
> een opeenvolgend nummer;
> de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd;
> de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd;
> het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw;
> het btw-tarief dat u in rekening brengt;
> het btw-bedrag;
> jouw unieke huisstijl.

Meerdere onderdelen zullen op iedere factuur gelijk blijven (te herkennen aan ‘jouw’). Daarom kan het voordelig zijn om een factuur sjabloon of factuur template te maken. Een factuur sjabloon is een basisopmaak die je voor iedere factuur kunt hergebruiken. Door in dit sjabloon standaardgegevens zoals je adres, btw-nummer en KvK nummer op te slaan, kun je zowel tijd besparen als fouten in je facturen voorkomen.

Factuur in je eigen huisstijl

Facturen kun je zien als een vorm van indirecte communicatie met de klant. Daar kun je dan ook van profiteren door je stempel erop te drukken. Met het toevoegen van je unieke huisstijl op iedere factuur laat je je ‘brand’ of imago bij de klant achter. Wanneer je je huisstijl op orde hebt, straal je professionaliteit uit en dit wekt vertrouwen bij je klant.

Professionele factuur sjablonen

iWRITER gaat nog een stapje verder. De iWRITER tool zorgt ervoor dat je naast al jouw gegevens en eigen huisstijl, de gegevens van de klant met één klik kunt toevoegen. De tool vult vervolgens de datum in en berekent alle (btw-)bedragen aan de hand van het aantal stuks en de productprijs die je ingeeft. Kortom, de factuurgegevens waar je voorheen wellicht weleens per ongeluk een fout in maakte, worden door de tool van iWRITER automatisch ingevuld, zodat jij verzekerd bent van professionele facturen in jouw huisstijl.

Meer weten?

Wil je meer weten over de software van iWRITER of ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Vraag dan vrijblijvend een demo aan.

Werken aan je professionaliteit met factuur sjablonen