Office App Award Winner

Het voordeel van een zaaksysteem met documentcreatie software

Pieter Thijssen -

Zaakgericht werken is ‘hot’ in zowel de profit als non-profit sector. Binnen een organisatie dragen zaakgericht werken bij aan een hogere efficiency en gecontroleerde afhandeling van verzoeken, taken en procedures. Het is daarbij belangrijk dat dit soepel verloopt en dossiers compleet zijn, zónder fouten. Veel gemeenten maken de overstap naar zaakgericht werken. De zaak, bijvoorbeeld de behandeling van een aanvraag voor subsidie van een inwoner, staat centraal in de uitvoering door de gemeente. Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie, met onder andere als doel uniforme kwaliteit. Een belangrijk onderdeel van Zaakgericht werken is het informeren van de burger. Een burger moet op elk gewenst moment de status van zijn of haar aanvraag kunnen inzien. Deze statussen hangen samen met documenten die bij de zaak horen. Vaak bepaalt het maken van een document dat er een volgende fase van de zaak wordt ingegaan. Het is dan van groot belang dat deze documenten de juiste informatie hebben. Door een documentcreatie oplossing te koppelen aan het zaaksysteem kan hiervoor gezorgd worden.

Documentcreatieservices

Het opstellen van documenten en brieven vergt heel wat werk. De documenten moeten opgesteld worden, inclusief de juiste (adres- en contact)gegevens en dat alles ook nog in de juiste huisstijl. Dit proces kan eenvoudiger en sneller door de inzet van StUF-DCR: dé standaard voor documentcreatie. Met het doorvoeren van de Gemma Documentcreatieservices (StUF-DCR) en de Zaak-Documentservice is het via iWRITER mogelijk om met één oplossing alle document-koppelvlakken te vervangen en te standaardiseren. Documenten bevatten nu altijd relevante en correcte informatie en zijn tevens terug te vinden op de plek waar ze behoren. Zo heb je altijd de correspondentie naar de burger op orde. Met efficiëntie, tijdbesparing, onafhankelijkheid en daardoor lagere kosten tot gevolg.

Het gemak van iWRITER zelf ervaren

Afgelopen woensdag 15 februari konden bezoekers van het evenement Zaaksystemen in Beeld LIVE de combinatie van een zaaksysteem en documentcreatie software ervaren. Naast zaaksystemen leveranciers waren er ook documentcreatie leveranciers, waaronder iWRITER, aanwezig tijdens het event. Aan een ‘knoppentafel’ konden bezoekers zelf klikken en testen hoe iWRITER werkt. En met succes! Hoewel de nadruk vooral op de Zaaksystemen lag, wordt ook de rol van documentcreatie software als organisatiebrede oplossing steeds meer onderkend. Waar vroeger werd gevraagd of de documentcreatie oplossing een koppeling kon maken met het zaaksysteem, wordt er nu aan het zaaksysteem geëist dat er ze goede integratie met de documentgenerator hebben.

Ook zelf ervaren? Vraag een vrijblijvende demo.

Het voordeel van een zaaksysteem met documentcreatie software