Office App Award Winner

Zelf professionele Word sjablonen maken?

Casper van der Schaft -

Maak je ook wel eens gebruik van sjablonen in Word? Of ben je benieuwd hoe je Word sjablonen of Word templates inzet om de productiviteit en kwaliteit van je werk te optimaliseren? In deze blog lees je hoe!

Word document bíjna kant en klaar

Word sjablonen zou je eigenlijk kunnen zien als Word documenten die bijna klaar zijn. De gestandaardiseerde informatie zoals standaard teksten, lettertypes, logo’s en andere huisstijlkenmerken zijn dan al in het document opgenomen. Soms is dat al voldoende, zoals bij een automatische standaard reactie. In de andere gevallen is jouw ‘persoonlijke touch’ het enige wat het document nog nodig heeft. Dit kan variëren van het aanpassen van persoonsgegevens en de datum tot een persoonlijke boodschap of prijsopgave, bijvoorbeeld bij een offerte sjabloon. Bij het maken van Word sjablonen is het daarom van belang dat je goed nadenkt over welke teksten je wilt standaardiseren of personaliseren.

Wanneer pas je Word sjablonen toe?

De toepasbaarheid van Word sjablonen is veelzijdig. Voor bijna ieder document kun je een gestandaardiseerd jasje creëren. Er is vrijwel geen document in jouw organisatie zonder huisstijlkenmerken en veel documenten bevatten veelvoudig gebruikte teksten die je bijna kunt dromen. Daarnaast dragen gestandaardiseerde elementen bij aan de kwaliteit en effectiviteit van communicatie. Voorbeelden van sjablonen zijn:

- Algemene brief sjabloon
- Rapport sjabloon
- Contract sjabloon
- Offerte sjabloon
- Factuur sjabloon
- Opdrachtbevestiging sjabloon
- Notulen sjabloon
- Etc…

Efficiënt Word sjablonen maken

Word sjablonen zou je in principe dus voor allerlei soorten documenten kunnen maken, mits deze vaker gebruikt worden binnen de organisatie. Door het toepassen van een slimme tool als iWRITER die gebruik maakt van eenvoudige invulvelden, maak je het creëren van zowel een Word sjabloon als een Word document op basis van dit sjabloon erg gemakkelijk. Door het gebruik van bouwstenen met automatische invulvelden, handtekeningen en routebeschrijving(en) maak je jouw documenten in een oogwenk ;)

Zelf ervaren?

Zelf professionele Word sjablonen maken?