Office App Award Winner

Alfa Accountants en Adviseurs creëert duurzame wereld voor klant & medewerker

Alfa heeft oog voor de mens. De financiële dienstverlener combineert de zakelijke kant van het ondernemersbestaan heel nadrukkelijk met de menselijke kant. Bij Alfa staan haar klanten, medewerkers en de natuur allemaal op één. Alfa is actief in het mkb en de agrarische sector. Hierdoor beseffen zij dat natuurbehoud van levensbelang is. Al jaren bezit de organisatie het B Corp certificaat en Alfa heeft de ambitie om de duurzaamste accountant van Nederland te worden. Een van de duurzaamheidsprojecten die bijdraagt aan deze doelstelling is de digitale handtekening. iWRITER heeft de digitale handtekening en template management geïntroduceerd en dat levert jaarlijks maar liefst een papierreductie van 1 miljoen printjes op.

Meedenken met klant en medewerker

Alfa is een accountants- en adviseurskantoor dat landelijk actief is binnen de agrarische sector en het mkb. Ze staan in de top 10 van grootste accountantskantoren van Nederland en binnen de agrarische sector zijn ze een van de grootste. Alfa houdt haar klanten up-to-date van hun huidige financiële status en hun toekomstbeeld. Alfa stelt zich niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de financiële verslaglegging, ze voegt waarde toe door mee te denken met de klant en vooraf en tussentijds te adviseren in plaats van enkel achteraf. De accountants fungeren als sparringpartner, geven lopend advies en bieden flexibiliteit. Klanten ontvangen real-time informatie, tussentijdse rapportages, bijsturing en een forecast. Met 33 vestigingen en ruim 900 medewerkers is Alfa ‘Overal dichtbij’.

Op het hoofdkantoor in Wageningen werkt Paul van der Koore. Hij is programmamanager, functioneel beheerder en ICT-trainer. Momenteel houdt hij zich vooral bezig met de adoptie van Office 365. Door zijn 12,5 jaar ervaring binnen Alfa weet hij als geen ander hoe hij medewerkers meekrijgt in digitale veranderingen. Paul: “We trainen onze medewerkers zoveel mogelijk en laten ze meebewegen met digitale ontwikkelingen. De lange dienstverbanden van medewerkers (25 jaar in dienst is geen uitzondering bij ons) en dus een hoge gemiddelde leeftijd vormen uitdagingen op ICT-gebied. De overgang naar de cloud kan als ‘eng’ ervaren worden. Echter, ons beleidsplan is ICT-gedreven dus het is noodzaak dat iedereen dezelfde digitale vaardigheden ontwikkelt. Per kantoor en per individu matchen we een passend traject.”

Alfa Accountants en Adviseur zet iWRITER succesvol in

De kracht van kleinschaligheid: lokale betrokkenheid

Alfa weet brede financiële kennis te verbinden met specialistische branchekennis. Van melkveehouderij, akkerbouw, pluimveehouderij en glastuinbouw tot detailhandel en transport. Paul: “Een aantal kantoren blinken uit in een specifieke branche. Dat vormt zich op natuurlijke wijze door de omgeving waarin ze acteren. Zo adviseren we in Leeuwarden veel melkveehouders, in Naaldwijk veel tuinbouwers en focust onze vestiging in Aalsmeer zich op transport. Maar over het algemeen zijn onze accountants branchebreed gespecialiseerd. Dit hangt samen met ons bestuursmodel. We werken decentraal vanuit verschillende clusters verdeeld over het hele land. Het grote voordeel daarvan is dat we dichtbij de klant staan en lokale duurzame relaties opbouwen. We zijn op de hoogte van wat er speelt binnen de lokale gemeenschap doordat we deelnemen in lokale commissies en betrokken zijn bij lokale activiteiten van ondernemers.”

De kracht van kleinschaligheid vormt al jaren een van de speerpunten van de organisatie. In de loop der jaren is ook de verduurzaming van Alfa en van haar klanten onderdeel geworden van het beleid. Paul: “Hier in Wageningen, maar ook rondom andere Alfa-kantoren begeef je je midden in de prachtige natuur. Met duurzaamheidsprojecten dragen we ons steentje bij aan het in stand houden hiervan en om aan onze ambitie om de duurzaamste accountant van Nederland te zijn. De tuin in Wageningen is bijvoorbeeld volledig ecologisch verantwoord en er liggen op meerdere Alfa panden zonnepanelen op het pak. Om grote stappen te maken op duurzaamheidsgebied, hebben we sinds dit jaar een duurzaamheidsadviseur in dienst. Per kantoor wordt een duurzaamheidsplan opgesteld. Dit plan betreft de interne verduurzaming zoals het bouwen van een energieneutraal kantoor en het plaatsen van LED-verlichting. Maar ook hoe we duurzaam zaken kunnen doen en klanten met onze advisering kunnen ondersteunen met verduurzamen.”

Printen is verleden tijd

Printen, tekenen en inscannen verleden tijd met de digitale handtekening

“De eerste slag in het verduurzamen hebben we twee jaar geleden al gemaakt. Toen zijn we met iWRITER begonnen met documenten te voorzien van een digitale handtekening. Dit was dé oplossing voor het omslachtige proces van printen, tekenen en inscannen. Met de digitale handtekening verkleinen we de ecologische voetafdruk en werken we milieubewuster en efficiënter. Ook hebben wij al onze templates ondergebracht in iWRITER, die in de toekomst worden gekoppeld met Office 365.

Drie jaren geleden, voordat wij iWRITER gebruikten, hadden wij al een templatemanagementsysteem. Dit systeem bevatte helaas alleen maatwerk, waardoor je lang moest wachten op wijzigingen. Heel weinig mensen kenden de programmeertaal, waardoor wij volledig afhankelijk waren. Maar één of twee personen die dit konden onderhouden, dat was niet handig. Het was daarnaast heel onderhouds- en foutgevoelig.

Ik zocht een externe partij die een functionele en intuïtieve app kon aanbieden. Dat werd iWRITER.

Paul van der Koore, Alfa Accountants en Adviseurs

Het managen van sjablonen is in het verleden op meerdere vlakken een lastige klus gebleken. Eerst had ieder kantoor zijn eigen sjablonen, wat erg onoverzichtelijk werd. Ik zocht een externe partij die een functionele en intuïtieve app kon aanbieden. Dat werd iWRITER.”

Alfa Accountants en Adviseurs creëert duurzame wereld voor klant & medewerker

Office 365 adoptieproject

Onderdeel van het verduurzamen en digitaliseren is de invoering van Office 365. Op dit moment wordt de kennis tussen kantoren vaak niet efficiënt uitgewisseld. Medewerkers gaan zelf op zoek naar informatie, terwijl deze al aanwezig is. Paul zorgt er met behulp van Office 365 voor dat informatie digitaal wordt uitgewisseld. In zijn ideaalbeeld maakt iedereen gebruik van Yammer, worden alle projecten uitgevoerd in Teams en delen medewerkers alle informatie in SharePoint. In de praktijk gaat hier eerst een Office 365 adoptieproject aan vooraf. Paul: “Mijn taak is niet alleen om de applicaties te implementeren, maar ik ben ook verantwoordelijk voor de adoptie ervan. Om hierin te slagen focus ik me op de ‘voorlopers’ binnen een cluster die ik key user maak. Medewerkers zijn in te delen in drie groepen: voorlopers, bruggenbouwers en achterlopers. Als de bruggenbouwers bij voorlopers zien dat een applicatie efficiënt werkt, gaan ze deze ook ‘adopteren’ en na verloop van tijd ook de achterlopers. OneNote introduceerde ik bijvoorbeeld bij de secretaresse van 21 jaar die de medewerkers van het cluster de technologie liet ervaren."

Na twee maanden kon iedereen, centraal gestuurd, aan de slag met templates die voldoen aan onze brand identity en compliance richtlijnen.

Paul van der Koore, Alfa Accountants en Adviseurs

"De implementatie van iWRITER heb ik samen met het hoofd secretariaat gedaan. Er moesten 400 templates omgezet worden. Per template bekeken wij de inhoud en details. Vervolgens is er een team van secretaresses verzameld die instructies kregen om in twee maanden tijd 400 templates te vullen. Na twee maanden kon iedereen, centraal gestuurd, aan de slag met templates die voldoen aan onze brand identity en compliance richtlijnen.”

 

iWRITER: een eenvoudige selfservice oplossing

De externe communicatie is ook in lijn met het bestuursmodel. Ieder kantoor vult de centrale nieuwsbrief aan met lokaal nieuws en meldt lokaal nieuws op de website van Alfa. Echter, het beheer van de sjablonen voor nieuwsbrieven en andere externe communicatie heeft Alfa wel gecentraliseerd. Paul: “We kunnen zelf alle sjablonen wijzigen en foutjes eenvoudig eruit halen. Het product spreekt voor zich, het is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Ze snappen bij iWRITER dat je het niet moeilijker moet maken dan dat het is.”

Alfa werkt met 400 sjablonen. Alle sjablonen zijn gestandaardiseerd. Paul zet elke bouwsteen kant en klaar in een sjabloon. Een greep uit de sjablonen die Alfa-medewerkers gebruiken:

- Brieven
- Bespreekverslagen
- Notities
- Jaarverslagen 

Alle collega’s hebben te maken met het werken in sjablonen. Een secretaresse kan met één druk op de knop een bespreekverslag opvragen in de juiste huisstijl. Een accountant kan dit doen met een jaarverslag. Het toevoegen van klantgegevens, zoals namen en adressen, is eenvoudig gedaan vanwege de koppeling met ons CRM-systeem.

iWRITER werkt volledig naar wens. Door de koppeling met ons CRM-systeem AFAS worden de contactgegevens gemakkelijk geïmporteerd in het sjabloon.

Paul van der Koore, Alfa Accountants en Adviseurs

 

 

Paul van der Koore

Paul beveelt iWRITER zeker aan: “iWRITER werkt volledig naar wens. Door de koppeling met ons CRM-systeem AFAS worden de contactgegevens gemakkelijk geïmporteerd in het sjabloon. Als het document gereed is, staat het met één druk op de knop in ons archiefsysteem. De eenvoud van iWRITER siert het product en brengt ons de efficiëntie in werkprocessen waar we naar zochten.

Afgelopen jaar hebben we een papierreductie van 34% gerealiseerd, wat neerkomt op 1 miljoen printjes. Daarnaast is Alfa al een aantal jaren B Corp gecertificeerd. Dat betekent dat we onze winst op een maatschappelijk verantwoorde manier willen realiseren, met oog voor de drie P’s; people, planet en profit. Klanten waarderen onze duurzame kijk op de dienstverlening. We merken wel dat we meer klanten krijgen die zaken willen doen omdat we alles digitaal en duurzaam aanbieden.

ANDERE SUCCESVERHALEN BINNEN DE ZAKELIJKE MARKT