Office App Award Winner

DUO+

Is het implementeren van zaakgericht werken voor drie verschillende gemeenten en een uitvoeringsorganisatie binnen één omgeving mogelijk? En dat mét behoud van eigen identiteit? Duo+ bewijst dat het kan. Voor documentcreatie hebben zij gekozen voor iWRITER. Sharon van Hees, projectleider van deze groep, legt uit waarom: “Qua techniek, verpakt in de eisen van de aanbesteding, voldeden alle leveranciers. Maar iWRITER beantwoordde onze open vragen als beste en de wijze waarop zij met de vragen zijn omgegaan vonden wij het beste bij ons aansluiten.”

DUO+

Documentcreatie volgens de standaard

Duo+ is de uitvoeringsorganisatie voor de gemeenten Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn. Na de aanbesteding van een zaaksysteem voor het invoeren van zaakgericht werken, ging Duo+ op zoek naar een geschikte documentcreatietool.

Bij de keuze voor één documentcreatietool hadden wij enkele voorwaarden. Het moest beschikbaar zijn in Office 365 en kunnen koppelen met ons zaaksysteem via de Gemma standaard Documentcreatieservices.

Sharon van Hees

Olaf Holtrop, technisch adviseur in de projectgroep, vult aan: “Wij willen werken volgens de KING standaard. iWRITER als documentcreatietool is hiervoor erg geschikt. Zo kunnen wij koppelingen met andere backoffice applicaties realiseren.”

Conversie

Een belangrijk onderdeel van de implementatie van iWRITER was de conversie van de documentsjablonen en bouwstenen. De vier organisaties gebruikten niet allemaal dezelfde documentcreatietool. Waar mogelijk werden sjablonen en bouwstenen via een conversietool overgezet naar iWRITER, maar veelal was dit handwerk, volledig in handen van iWRITER-consultants. Sharon vertelt: “De wijze van converteren of het gebruik van een tool daarvoor, was geen onderdeel van de aanbesteding. We hebben een fictief scenario omgezet in een tijdsinschatting. Om de conversie op tijd te kunnen afronden, hebben wij dat overgelaten aan iWRITER.”

Veranderingsproces

De overgang naar de nieuwe situatie was, zoals gebruikelijk in veranderingsprocessen, even wennen voor de gebruikers. Er waren veel veranderingen op hetzelfde moment wat resulteerde in veel verschillende vragen vanuit de organisaties, maar omdat iWRITER laagdrempelig en niet ingewikkeld is, ging dat vlot. Olaf legt uit: “Gebruikers roepen een document op, krijgen een aantal vragen gepresenteerd en creëren het document. De manier waarop dat gebeurt is anders dan voorheen, maar niet minder prettig.”
Het ondertekenen van documenten gaat ook op een andere manier dan voorheen. Zo hebben de vier organisaties nog verschillende ondertekeningen. Het onderscheid tussen de ‘auteur’ en de ‘steller’ moet opnieuw binnen de organisaties worden ingericht. Of juist het niet ondertekenen, omdat een document digitaal is vervaardigd.

Multi-tenancy

Vanuit het zaaksysteem wordt een aantal documenttypen gemaakt die voor alle organisaties hetzelfde zijn, zoals ‘Overig stuk uitgaand’, ‘Intern document’, ‘Ontvangstbevestiging’, ‘Bericht van in behandeling’ en Melding openbare ruimte’. Op de vakgebieden waarop kan worden samengewerkt, zoals P&O, wordt geharmoniseerd. De organisaties kunnen dan gebruik maken van één sjabloonontwerp met ieder hun eigen huisstijl.
Deze multi-tenancy was een duidelijke voorwaarde voor Duo+ om voor iWRITER te kiezen. Olaf: “De huisstijl is nog niet geharmoniseerd, maar het is wel mogelijk om vanuit dezelfde instantie van het zaaksysteem vier verschillende huisstijlen aan te spreken op basis van multi-tenancy.’’

Training

Nu de sjablonen en bouwstenen zijn geconverteerd en de organisaties zelfs al in productie zijn, is het tijd voor training aan de gebruikers, zodat men de sjablonen zelf in beheer kan nemen. Sharon legt uit waarom juist gebruikers worden getraind in het maken en aanpassen van sjablonen en bouwstenen: “Wij willen de verantwoordelijkheid voor de sjablonen en bouwstenen zo laag mogelijk in de organisatie beleggen. Daarom leiden we zo’n 30 ‘superusers’ op.”
De superusers krijgen de training iWRITER Designer Fundamentals. “iWRITER biedt ‘zero-coding’, wat inhoudt dat je sjablonen kunt maken zonder te programmeren.’’
De applicatiebeheerders volgen de trainingen iWRITER Admin en iWRITER Designer Advanced. Sharon: “Na de training hebben we meer meedenkers en kunnen we eerder constateren waar de problemen en uitdagingen liggen zodat deze sneller opgelost kunnen worden.”

Verbeteringen

Op de vraag welke dingen Duo+ een volgende keer anders zou doen, antwoordt Sharon: “Eerder de trainingen doen. We hadden nu te maken met een deadline, om op tijd op te leveren, en hebben de leverancier daarom het werk laten verrichten. Dat maakt ons afhankelijk van de leverancier. Als we meer tijd gehad zouden hebben, dan konden we eerder onze mensen laten trainen en ze er meer bij betrekken.”

Meer informatie? Neem dan contact met ons op.

ANDERE SUCCESVERHALEN IN DE PUBLIEKE SECTOR