Office App Award Winner

iWRITER en Exxellence Zaaksysteem

Wie kent de A2 niet? De snelweg tussen Amsterdam en Maastricht die druk wordt bereden en waar je dus regelmatig in de file staat. Het is ook de snelweg die drie gemeenten met elkaar verbindt: Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. Deze drie gemeenten zijn een samenwerking aangegaan: Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten (afgekort GRS A2), sinds april 2014 een zelfstandig rechtspersoon.

 

iWRITER en Exxellence Zaaksysteem

Hoge kwaliteit van dienstverlening

De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard hebben de ambitie – met behoud van eigen identiteit en autonomie – een hoge kwaliteit van dienstverlening te bieden aan hun burgers, bedrijven en instellingen. In 2017 willen de drie gemeenten de samenwerking uitbreiden met taken op het gebied van bedrijfsvoering. Ook bij GRS A2 doet het zaakgericht werken zijn intrede. De keuze is gevallen op het zaaksysteem Exxellence. Met als belangrijke voorwaarde dat Exxellence koppelt met iWRITER. 

De meerwaarde van de koppeling

Edwin van Zuiden, GRS A2 – gemeente Cranendonk, vertelt: “Het gaat om de combinatie van het zaaksysteem en documentcreatie. iWRITER geeft het een meerwaarde, het werkt zo snel en eenvoudig dat gebruikers niet meer buiten het systeem om wíllen werken.”

Omdat iWRITER en Exxellence beiden voldoen aan de GEMMA standaard documentcreatieservices (vaak ‘StUF-DCR’ genoemd), is dat dan ook de manier waarop de koppeling is gerealiseerd. In een Proof of Concept hebben iWRITER en Exxellence aangetoond dat deze koppeling niet alleen snel te realiseren is, wat een voordeel van het gebruik van een standaard is, maar ook voldoet aan de verwachtingen van GRS A2.

Het Exxellence Zaaksysteem is er voor een integrale dienstverlening en zaakgerichte afhandeling van elk contact. Het zaaksysteem maakt bij elk nieuw klantcontact een ‘zaak’ aan. Alle acties en contactmomenten die erop volgen, worden vastgelegd in die zaak en zijn voor zowel organisatie als klant inzichtelijk. Handig, omdat de vordering goed te volgen is via een uniek referentienummer. Het zaaksysteem koppelt alle werkzaamheden en documenten aan elkaar. Zo wordt gezorgd voor de juiste technische afhandeling van elke zaak. De uitvoering van vooraf gedefinieerde processen is leidend maar er is genoeg ruimte en vrijheid voor eigen in- en aanvulling.

 

Kwaliteit waarborgen

Daar waar schriftelijke communicatie nodig is met de klant of burger, wordt iWRITER gebruikt. De gegevens die in Exxellence zijn vastgelegd, zijn direct beschikbaar in iWRITER. Sommige documenten kunnen zelfs volledig automatisch, dus zonder tussenkomst van een medewerker, worden opgesteld. Denk aan een ontvangstbevestiging bij het starten van een nieuwe zaak. Voor andere documenten is tussenkomst van een medewerker gewenst. Die medewerker hoeft zich niet te bekommeren over de lay-out van het document en alle inhoud die op basis van de zaak en de zaakstap bekend is, staat ook al in het document. Dankzij de interactieve vraag- en antwoordschermen en bouwstenen gaat het aanvullen van de documenten razendsnel. Tegelijkertijd blijft de kwaliteit van het document gewaarborgd. Uiteraard worden de documenten automatisch bij de juiste zaak opgeslagen waardoor ze direct digitaal beschikbaar zijn. Zo kunnen de documenten dan ook direct gepubliceerd worden naar MijnOverheid.

Lees meer over de A2-samenwerking.

ANDERE SUCCESVERHALEN IN DE PUBLIEKE SECTOR