Office App Award Winner

Reimerswaal

Reimerswaal is één van de eerste gemeenten die zaakgericht werken en documentcreatie volgens de GEMMA standaard Documentcreatieservices implementeert. Begin november 2015 gaat de gemeente live met het eerste proces. Mathilde Polinder, senior medewerker van de afdeling Dienstverlening bij gemeente Reimerswaal en projectleider van Zaakgericht werken, vertelt over haar ervaringen.

Zaakgericht werken

Veel gemeenten maken de overstap naar zaakgericht werken. De zaak, bijvoorbeeld de behandeling van een aanvraag voor subsidie van een burger, staat centraal in de uitvoering door de gemeente. Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie, met o.a. als doel uniforme kwaliteit.
Civision Zaakafhandeling (CZA) is het zaaksysteem van PinkRoccade, waarin zaakprocessen worden gemodelleerd. CZA ondersteunt de GEMMA standaard documentcreatieservices. Mathilde vertelt waarom gemeente Reimerswaal voor CZA en iWRITER heeft gekozen: 

Voor ons was deze koppeling onderdeel van de totaaloplossing voor zaakgericht werken, die we voor ogen hadden. Wij werkten al met de iWRITER desktop versie en wilden graag dat ook de vanuit een zaak aan te maken documenten met iWRITER gegenereerd konden worden.

Mathilde Polinder

Reimerswaal

GEMMA standaard documentcreatieservices

De GEMMA standaard documentcreatieservices is een berichtenstandaard voor de uitwisseling van de gegevens ten behoeve van het documentcreatieproces. De verzoekende applicatie (CZA) geeft de documentcreatieapplicatie (iWRITER) de opdracht tot het maken van een document en de vereiste gegevens door. iWRITER maakt het document en geeft het documentcreatieresultaat terug aan de verzoeker, CZA. Het documentcreatieresultaat bestaat uit de berichtgeving over de documentcreatie en het document zelf. Er zijn 2 varianten binnen de basisfunctionaliteit van de standaard, waarbij in beide gevallen geen gebruikersinteractie plaats vindt:

>  het document is meteen klaar, tegelijk met het bericht (synchroon);
>  het document is later klaar, dus niet tegelijk met het bericht (asynchroon).

Daarnaast kent de standaard optionele varianten:

>  Opslag in DMS door de documentcreatieapplicatie;
>  Gebruikersinteractie tijdens het aanmaken (eventueel met later hervatten);
>  De documentcreatieapplicatie zet bestand weg op bestandssysteem

Keuze voor de standaard

Waarom heeft Reimerswaal gekozen om te koppelen via de standaard documentcreatieservices? 

Omdat de standaard koppeling ook een generieke koppeling is. We willen de koppeling ook op andere onderdelen kunnen gaan inzetten. Op die manier kunnen we zorgen voor centraal beheer en een consequente huisstijl. We willen ook niet op verschillende plekken sjablonen moeten onderhouden, maar steeds meer applicaties via dezelfde architectuur op een generieke manier kunnen aansluiten. En we willen vooral geen wirwar aan losse (één op één) koppelingen creëren, maar ook uit technisch beheers oogpunt een gestructureerde oplossing.

Mathilde Polinder

Documenten bewerken

Voor de introductie van zaakgericht werken werden documenten vanuit het documentmanagementsysteem van Reimerswaal gemaakt of vanuit iWRITER zelf. De gebruiker kon altijd de documenten aanvullen of aanpassen. Deze functionaliteit moest blijven als het zaakgericht werken volgens de GEMMA standaard werd geïntroduceerd. In de basisfunctionaliteit van de standaard zit deze functionaliteit niet. Daarom is voor Reimerswaal de optionele, a-synchrone variant gekozen van de standaard. Hierbij wordt het document in een browser geopend en heeft de gebruiker, dankzij iWRITER Online, de mogelijkheid om de gegevens die vanuit CZA zijn meegegeven aan het document, aan te vullen en aan te passen. Deze werkwijze is eind september gedemonstreerd in de webinar die KING samen met Reimerswaal, PinkRoccade en iWRITER heeft georganiseerd.

 

Advies

Mathilde vertelt wat het doel van de gemeente Reimerswaal is: “Het behalen van uniforme kwaliteit, gebruiksgemak en structuur in techniek. En dat vooral voor een verbetering van de dienstverlening. Daar doen we het voor!”. Mathilde heeft tenslotte de volgende adviezen voor andere gemeenten die aan de slag willen met zaakgericht werken en documentcreatie:

>  “Neem de tijd. Het zal per gemeente verschillend zijn hoeveel tijd het kost, maar probeer samen met de leveranciers een realistische planning te maken.
>  Onderschat daarbij niet de tijd die het de interne organisatie ook kost. Denk aan bijvoorbeeld een projectleider en een applicatiebeheerder.
>  Leg afspraken goed vast. Schets met leveranciers en collega’s hoe een proces moet gaan lopen (tip: optimaliseer meteen je proces). En breng dit goed in beeld.

Zelf aan de slag?

Wil je net als gemeente Reimerswaal aan de slag met de koppeling CZA-iWRITER volgens de Gemma standaard documentcreatieservices, neem dan contact met ons op.

ANDERE SUCCESVERHALEN IN DE PUBLIEKE SECTOR