Office App Award Winner

SCHADEFONDS

Het Schadefonds Geweldsmisdrijven geeft een financiële tegemoetkoming aan mensen die slachtoffer zijn geworden van een geweldsmisdrijf met ernstig psychisch of fysiek letsel tot gevolg. Iedere aanvraag start met een bevestiging en eindigt met een beslissing, waarbij het werkproces sterk afhankelijk is van de wettelijke regeling.

De brieven die daarbij horen variëren sterk. Het streven is om deze brieven met zo min mogelijk handelingen op te stellen. Ramon Kruit, jurist en projectmedewerker digitalisering, is als projectleider verantwoordelijk voor de implementatie van iWRITER, en vertelt hoe iWRITER dit streven waar maakt.

SCHADEFONDS

VAN MAATWERK NAAR STANDAARDPRODUCT

Schadefonds Geweldsmisdrijven werkte voorheen met een maatwerksysteem, waarin brieven op maat werden gemaakt. Dit systeem was echter gedateerd en in de loop der tijd zijn er veel regelingen bij gekomen die niet meer in dit systeem konden worden gebouwd. Schadefonds Geweldsmisdrijven heeft toen gekozen voor een standaardoplossing in de vorm van een zaaksysteem, met een ingebouwde documentgenerator.

Er komt een aanvraag binnen en er gaat een beslissing uit, maar de opbouw van het proces is afhankelijk van verschillende regelingen. Binnen dit standaardproduct hebben wij de mogelijkheid om de werkprocessen zelf in te richten.

Ramon Kruit

Niet alleen het primaire proces, maar ook de secundaire processen worden met dit zaaksysteem ondersteund. In eerste instantie werden ook de brieven met de ingebouwde documentgenerator gemaakt, maar daar is Schadefonds Geweldsmisdrijven op terug gekomen. Via full service partner Doclogic, die het zaaksysteem levert voor het Schadefonds, werd iWRITER als aanvullende oplossing naar voren geschoven.

COMMUNICATIE IS MAATWERK

“Ons zaaksysteem, dat wij ‘Flow’ noemen, moet zoveel mogelijk faciliteren. Daarbij zoeken wij steeds de grenzen op”. Ramon Kruit werd dagelijks geconfronteerd met de beperkingen van deze standaard oplossing. “Onze communicatie is altijd persoonlijk en zo specifiek mogelijk, in eenvoudige, duidelijke taal”, legt hij uit. “Ons streven is zo min mogelijk handwerk te hebben aan het opstellen van de brieven. De informatie hebben wij immers al in ons zaaksysteem vastgelegd.” De informatie uit het zaaksysteem kwam echter niet zomaar in de brieven. Ramon vervolgt: “De basis is er wel, maar het was heel veel werk om de brieven op te stellen. Zo benoemen wij verschillende adresrollen in het zaaksysteem, maar deze konden wij niet in de brief gebruiken.”

PERSOONLIJKE COMMUNICATIE DANKZIJ iWRITER

Hoewel iWRITER een bestaande koppeling heeft met het zaaksysteem dat Schadefonds Geweldsmisdrijven gebruikt, maar er toch een uitgebreidere functionaliteit werd gewenst, is er een Proof of Concept met iWRITER uitgevoerd. iWRITER is met vlag en wimpel voor deze ‘test’ geslaagd. Doordat Doclogic zowel iWRITER als het zaaksysteem kan leveren heeft het Schadefonds één aanspreekpunt en is het erg eenvoudig de twee producten op elkaar te laten aansluiten.

“iWRITER voldoet aan onze verwachtingen. We maken vele duizenden beslissingen per jaar. Het aantal brieven dat we daarbij versturen is een veelvoud daarvan. Dankzij iWRITER hebben wij nauwelijks handwerk aan onze brieven, terwijl de brieven nog altijd burgergericht zijn. Dus persoonlijk en zo specifiek mogelijk”, concludeert Ramon.

ANDERE SUCCESSVERHALEN BINNEN DE ZORG BRANCH