Office App Award Winner

iWRITER perfecte huisstijlmanagement tool voor multinational TenCate

Een consistente huisstijl is voor ieder bedrijf belangrijk. Het laat zien dat je goed georganiseerd bent en geeft je een podium om je aan de wereld te presenteren met een heldere, eenduidige boodschap. Dat schept vertrouwen. Voor multinationals die zijn verspreid op locaties over de hele wereld, versnipperd in divisies en talloze afdelingen, is het niet eenvoudig om een eenduidige huisstijl over de organisatie uit te rollen. Dan is het moeilijk om de collectieve bedrijfsidentiteit over langere tijd consequent te handhaven. Wildgroei of versnippering dreigen al snel, zeker als je gebruikmaakt van tools die niet gebruikersvriendelijk zijn. Gelukkig is er iWRITER, dat is ontwikkeld met deze voorwaarden als basis: makkelijk consistent, consequent en constant te gebruiken en beheren. Identiteitsprofilering op Marketing 4.0-niveau.

Case in point: Koninklijke Ten Cate BV

Materiaaltechnologieconcern Koninklijke Ten Cate BV (TenCate) is een wereldwijd opererende onderneming, die geavanceerde oplossingen ontwikkelt en produceert ter bescherming van mensen en hun werk- en leefomgeving. TenCate combineert hiervoor verschillende textieltechnologieën met chemische processen om functionele weefsels en hightech-materialen te ontwikkelen. Met circa 3.500 medewerkers en een omzet van circa 1 miljard euro behoort TenCate tot één van de grootste spelers in de wereldwijde nichemarkten voor technisch textiel.

Het intern en extern bewaken van de collectieve huisstijl van een grote, in divisies ingedeelde multinational met veel medewerkers – ieder met hun eigen uitingen – is een dagelijkse uitdaging.

Jaap de Carpentier Wolf - Head of Corporate Communications

Jaap de Carpentier Wolf was als Head of Corporate Communications in dit veranderproject verantwoordelijk voor de corporate communicatiestrategie. Jaap: “De gaten tussen de gewenste identiteit van de directie, de werkelijke identiteit bij de medewerkers en de fysieke identiteit van hun alledaagse uitingen, zijn vaak enorm groot. Zeker omdat je met 3.500 verschillende persoonlijke identiteiten – namelijk je medewerkers – die fysieke identiteit de juiste vorm en inhoud moet geven. Van emailhandtekeningen tot PowerPoint presentaties. Van de inhoud en opmaak van teksten tot het te woord staan van klanten.’

Identiteitsprofilering

TenCate is wereldwijd opgedeeld in 6 divisies, met ieder een eigen marketingstrategie, terwijl de corporate communicatiestrategie op de korte termijn het collectieve imago en op de lange termijn de collectieve reputatie van de onderneming bewaakt. Jaap: ‘Qua communicatie-uitingen was het vroeger nogal verbrokkeld en rommelig. Vijftien jaar geleden gebruikten de 30 productie- en kantoorlocaties van TenCate ieder een eigen huisstijl met adresgegevens, telefoonnummers, btw- en bankrekeningnummers, maar ook eigen websites en tal van andere uitingen. Er was toen nog geen centraal gereguleerde branding.’ In 2006 is daarom binnen TenCate een alles verbindend branding traject doorlopen. Het doel was om corporate huisstijlbewaking te laten verworden tot collectieve identiteitsprofilering door de divisies, omdat medewerkers leren begrijpen dat het veel visuele waarde oplevert. Herkenning en vertrouwen bij bestaande en potentiële klanten. Toen is gekozen om als wereldspeler – als een multinational met één gezicht – naar buiten te treden. Om hier structuur in aan te brengen had TenCate toen al software laten ontwikkelen om huisstijl-templates te kunnen beheren en gebruiken. Na verloop van de tijd was menigeen hierover niet langer tevreden: “Het oude systeem was te omslachtig geworden. Te log en weinig toegankelijk. De tijd had het ingehaald en het bleek verouderd. Daardoor was het draagvlak voor dat systeem langzaam maar zeker weggevallen.’

iWRITER perfecte huisstijlmanagement tool voor multinational TenCate

Overstap naar Office 365

In 2014 nam TenCate het besluit om over te stappen naar de cloud en daarmee op Microsoft Office 365. Jaap: “Dit was een mooie aanleiding om te bepalen hoe we onze corporate communicatie op een nog hoger plan konden uitrollen en beheren door een tool die werkt met Office 365. In die periode maakten we ook de overgang van corporate communicatie naar corporate marketing. De integrale aanpak, zo gezegd. Eenduidigheid was daarin de leidraad. Wat betreft de nieuwe tool is gebruiksgemak voorwaarde nummer één. Als een programma niet fijn is om te gebruiken, dan gaan mensen namelijk op zoek naar alternatieve oplossingen. Ook moet de tool logisch zijn en als vanzelf werken. Het voormalige systeem was niet volledig geïntegreerd in de oude Office-omgeving, je moest echt naar het hulpprogramma toe. Terwijl we het mensen juist zo makkelijk mogelijk willen maken, zodat ze het automatisch gebruiken. Dan verwordt onbewuste huisstijlbewaking werkelijk tot bewuste identiteitsprofilering.” 

Nieuwe oplossing voor templatebeheer

Tijdens de kortstondige zoektocht naar een nieuwe oplossing voor modern template-beheer stond een goede gebruikerservaring dus voorop. Jaap: “Software moet volledig ontzorgen en ook echt een pragmatische oplossing bieden. Het nieuwe product moest niet alleen een verbetering zijn, maar ook modern ervaren én volledig passen binnen het Microsoft-ecosysteem, waarvoor de IT-afdeling van TenCate wereldwijd verantwoordelijkheid draagt.”

Voor iedere toekomstgerichte, hightech-onderneming is het belangrijk om voorop te blijven lopen en een professionele uitstraling naar binnen en naar buiten te hebben.

Jaap de Carpentier Wolf - Head of Corporate Communications

Voor TenCate was van belang dat het nieuwe systeem modern en innovatief is. Jaap: ''Als corporate dienstverleners zijn we verantwoordelijk voor het faciliteren en verbinden van de marketing van de divisies wereldwijd. Dat streven is alles overstijgend en de tools moeten goed ingeregeld zijn. Zo hebben we een consistente en consequente merkbeleving over alles en iedereen heen weten te realiseren. Wereldwijd.’

iWRITER 365

TenCate kwam vrijwel direct uit bij iWRITER. In samenspraak tussen de collega’s van de afdelingen Corporate marketing en Corporate IT is gekeken naar de mogelijkheden. “iWRITER is een goed alternatief gebleken. iWRITER oogt modern en passend’’. Na een professionele presentatie en demonstratie van het product was het team overtuigd. Jaap: ''Onmiddellijk wisten we: dit is een goed product dat ons gaat helpen’’.

Na een proof of concept met iWRITER – waarbij het product door diverse internationale collega’s en afdelingen werd ervaren – besloot TenCate al snel om iWRITER te gaan inzetten voor iedereen. Jaap: ‘’iWRITER is een uitstekend product en ziet er toegankelijk en overzichtelijk uit. Het past goed binnen Microsoft Office 365 en werkt enorm handig. Het helpt bij de profilering van de visuele identiteit en je kunt hiermee multiple identities heel goed neerzetten. Zoals die van de zes divisies en overige dochterondernemingen’’. Jurian Bruggink, digital communication coördinator bij TenCate, vult aan: “Vooral het gemak in gebruik vind ik heel sterk, iedereen binnen elke laag van de organisatie kan met dit systeem werken. Daarnaast ben je met iWRITER verzekerd van de laatste en beste techniek en een perfecte integratie met Microsoft Office’’.

Samenwerking met iWRITER

De samenwerking met iWRITER verloopt net zo soepel als het product zelf. 

Het oplevertraject is heel goed ervaren. De manier waarop het projectmanagement wordt uitgevoerd en hoe wij daarmee ontzorgd zijn, is super.

Jurian Bruggink, Digital Communication Coördinator

Jaap vult aan: “De opvolging en de uitvoering zijn direct en snel. De klant wordt volledig centraal gesteld. Dan word je als klant voortdurend bevestigd in de juistheid van je keuze. Het is veel makkelijker als je als dienstverlener steevast vanuit de klant denkt, aan de klant denkt en voor de klant denkt. Dan gaat alles feitelijk vanzelf. Ik beveel iWRITER dan ook aan als professionele oplossing!’’

ANDERE SUCCESVERHALEN BINNEN DE ZAKELIJKE MARKT