Office App Award Winner

Veiligheid in de voedselketen begint bij een gestroomlijnd documentproces

Uticon tilt de voedingsmiddelenindustrie naar een hoger niveau. Een sterk merk en onderscheidend vermogen is daarbij van groot belang. Als advies- en ingenieursbureau denken zij continu na over hoe zij de voedselketen duurzamer, veiliger en hygiënischer kunnen maken. Blijven innoveren en specialistische kennis uitbreiden is voor klanten als Nutricia en Friesland Campina doorslaggevend. Echter, de interne documentprocessen en de externe communicatie moeten dan ook op orde zijn. Voor uniforme communicatie en professionele documentprocessen bleek iWRITER de perfecte oplossing te zijn.

Nummer 1 positie voor Uticon

Uticon is een advies- en ingenieursbureau gespecialiseerd in de voedingsmiddelenindustrie. Door te adviseren, engineeren en projectmanagement te bieden worden succesvolle nieuwbouwprojecten en verbouwprojecten gerealiseerd. De jarenlange expertise in de voedingsmiddelenindustrie en de ontwikkelingen die in rap tempo doorgaan maakt dat voeding de core business is geworden.  

Uticon groeit ook in hoog tempo. Inmiddels telt het bedrijf ongeveer 125 medewerkers op vier locaties. De vestigingen bevinden zich in Apeldoorn, Yerseke, Eindhoven en Gent (BE).

Bottomline wil ik dat IT en innovatie ons helpt de nummer 1 positie te behouden in onze markt

John Rooijackers, ICT-Manager

Vanuit de locatie in Eindhoven is John Rooijackers werkzaam als ICT-manager. In zijn 10,5 jaar werkervaring is de ICT-afdeling mee geïnnoveerd met het bedrijf. De ontwikkelingen op het gebied van ICT en de automatiseringsslagen hebben de ICT-afdeling teruggebracht van drie personen naar één persoon. Het is een kwestie van goed automatiseren volgens John: “Cloud-mogelijkheden, inzicht in processen, oude apparatuur vervangen, de nieuwste Windows en Office-versies en alles virtueel beschikbaar stellen zijn middelen die collega’s helpen slimmer te werken. Bottomline wil ik dat IT en innovatie ons helpt de nummer 1 positie te behouden in onze markt.”

Eén fout kan fataal zijn

Uticon adviseert en innoveert in de breedste zin van het woord. Een greep uit de disciplines die Uticon biedt:

- Bouwkunde & Bouwconstructies
- Werktuigbouwkunde& Procesinstallaties
- Industriele automatisering & Informatisering
- Logistiek

Neem een voorbeeld aan het project bij aardappelverwerker Lamb Weston/ Meijer. Uticon heeft een nieuwe productielocatie met state-of-the-art productielijn van begin tot eind begeleid. Naast advies en engineering, verzorgden ze tevens het projectmanagement op het gebied van bouw, milieu en utilities. Ook de budgetbewaking bleef in handen van Uticon en werd waar nodig bijgestuurd. John: “Dit was een enorm project, Lamb Weston/ Meijer investeerde 120 miljoen euro in de nieuwe productielocatie. Zelfs projecten van deze omvang organiseren we zelfstandig. Je kunt met zulke bedragen wel stellen dat klanten vertrouwen op de expertise van Uticon.”

“We hechten veel waarde aan onze goede naam binnen de markt en beseffen dat één fout fataal kan zijn. Niet alleen voor ons, maar vooral voor de klant als er iets misgaat in het productieproces. Als je een project niet tot in de puntjes kan faciliteren, moet je eerlijk zijn naar jezelf en het niet aannemen.”

Investeren om te innoveren: anders verlies je direct positie

Uticon ondersteunt klanten met de nieuwste technieken in alle disciplines. Om zelf bij te blijven met de nieuwste technieken, besteedt Uticon veel tijd en geld aan het intern opleiden van werknemers. Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit, hygiëne, veiligheid en duurzaamheid is cruciaal. De foodbranche ontwikkelt zich zo snel dat je direct positie verliest in de markt als je even de ontwikkelingen niet bijhoudt.

Ook digitaal blijft Uticon innoveren voor hun klanten. John vertelt hierover: “We bieden onze klanten zekerheid dat we informatie veilig delen en processen veilig verlopen. Uticon regelt alles omtrent het digitale platform en de klant heeft inzicht in alle documenten. We leveren real-time data, maken constant back-ups en halen documenten terug als er iets misgaat. We onderscheiden ons in digitale innovatie en dat probeer ik door te zetten. De volgende stap is de optimalisatie van integratie met klantprocessen en samenwerken via één platform. Een goed voorbeeld van zo’n platform is Teams van Microsoft. In een project heeft het gehele projectteam inzicht in documenten, agenda’s, takenlijsten, etc. Alles waarmee je een project perfect kan stroomlijnen komt samen in Microsoft Office 365 en Teams.”

Veiligheid in de voedselketen begint bij een gestroomlijnd documentproces

Documenten in verschillende lay-outs, erg onprofessioneel

In lijn met de waarde die Uticon hecht aan digitale innovatie, dienen documenten en templates consistent te zijn. John is zeer betrokken bij de business en faciliteert en implementeert applicaties zoveel mogelijk afgestemd op en in samenspraak met de business. Door zijn betrokkenheid heeft hij goed zicht op wat er speelt binnen de organisatie. Toen hij klachten bleef krijgen over gefragmenteerde documenten in verschillende huisstijlen, ging hij op zoek naar een oplossing. John: “Uitgaande documenten zijn het visitekaartje van de organisatie. Daaruit valt af te leiden of interne processen op orde zijn en daarmee stralen we professionaliteit uit. Als we vier documenten aanleveren in vier verschillende lay-outs, komt dat onprofessioneel over. Op dit niveau dien je processen en uitstraling 100% op orde te hebben.”

Uitgaande documenten zijn het visitekaartje van de organisatie. Daaruit valt af te leiden of interne processen op orde zijn en daarmee stralen we professionaliteit uit

John Rooijackers, ICT-Manager

Veelvoorkomende klachten:

- Inconsistente huisstijl; templates werden in diverse lay-outs verzonden;
- Onduidelijkheid over waar documenten stonden opgeslagen; stonden verspreid over het    CRM-systeem AFAS en over lokale schijven bij verschillende vestigingen;
- Geen controle over welke documenten rondgingen binnen de organisatie;
- Verschillende versies van templates; onduidelijkheid over de juiste versie.

Met één druk op de knop de juiste templates

Via zijn Office 365-partner Portiva kwam John uit bij iWRITER. Na kennis gemaakt te hebben met iWRITER besloot hij dat dit voor hem en zijn collega’s uitkomst bood. Met collega Sabien den Hamer van marketing vormde hij het ‘iWRITER team’. John: “Sabien is verantwoordelijk voor de huisstijl en ik voor de inrichting en implementatie van de templates. De teamleiders en projectmanagers leverden alle documenten aan en briefden ons wat de wensen waren voor de templates. Met de input hebben we alle templates opgezet en ingericht. De koppeling met ons CRM-systeem AFAS leverde geen problemen op; alle contactpersonen en organisaties worden vanuit AFAS via de zoekfunctie in iWRITER geïmporteerd. Daarnaast kan met iWRITER iedereen binnen de organisatie wisselen tussen de contactgegevens van onze vestigingen met één druk op de knop. Een deel van de teksten in de templates staat vast, maar we geven medewerkers wel de vrijheid om zelf een aantal zaken aan te passen. Dit past bij ons als flexibele organisatie en onze flexibiliteit naar klanten toe.”

Door brand compliant documenten zijn wij professioneler

iWRITER biedt Uticon een complete documentcreatie- en templatemanagementtool. John: “Voor een IT Manager is iWRITER een ideaal pakket. De integratie met SharePoint werkt perfect, binnen twee uur staan alle leads automatisch in iWRITER. Marketing heeft iWRITER gekozen omdat de huisstijl heel eenvoudig toegepast kan worden met iWRITER en wijzigingen eenduidig en efficiënt doorgevoerd kunnen worden. Het is laagdrempelig, eenvoudig in gebruik en heel intuïtief. De standaarden die marketing heeft bedacht voor de documenten worden met iWRITER gewaarborgd. Als iWRITER eenmaal staat, dan heb je er geen werk meer aan. Bij het opzetten van de sjablonen is het belangrijk dat je precies kijkt of alle gegevens correct zijn, maar als deze eenmaal zijn ingevuld heb je er geen omkijken meer naar.

Sinds de documenten en templates helemaal op orde zijn, communiceren wij veel eenduidiger naar de klant. Als we urenramingen of adviesrapporten delen, zijn wij er zeker van dat het de juiste versie is in de juiste lay-out. Met de juiste gegevens van de klant. Als wij de klant beloven dat wij hun voedselproductieproces duurzamer en veiliger maken, willen wij hen ook voorzien van (brand) compliant documenten. Gelukkig kunnen wij dat nu, wat weer bijdraagt aan onze professionaliteit.”

Samenwerking met iWRITER

Het product maakt veel organisatorische zaken makkelijker. John: “We zijn erg enthousiast over iWRITER en als we vragen hebben, beantwoordt de afdeling support deze direct. Snel en klantvriendelijk. iWRITER brengt de professionaliteit van Uticon naar een hoger niveau en dat is voor ons van meerwaarde.”

iWRITER brengt de professionaliteit van Uticon naar een hoger niveau en dat is voor ons van meerwaarde

John Rooijackers, ICT-Manager